s4dox: Dokumentenerstellung

Fusion von Microsoft Word und SAP HCM

s4dox

SAP HCM Dokumentenerstellung

Automatische Dokumentenerstellung ohne Programmierung

Haben Sie sich schon einmal die Frage gestellt, wie Zeit- und Kostenintensiv die Erstellung oder Nachbearbeitung ihrer Personaldokumente wirklich ist?
Die Antwort ist simpel: Viel! In der Praxis zeigt es sich immer wieder, dass Daten manuell aus den verschiedensten SAP Infotypen der SAP HCM Personaladministration oder anderer Datenquellen, wie SuccessFactores, SharePoint usw., kopiert und in die altbewährte Wordvorlage eingefügt werden. Dieses Vorgehen ist nicht nur unflexibel und fehleranfällig, sondern führt auch zu einer enormen Belastung Ihres Fachpersonals.
Mit unserer Lösung erstellen Sie beliebige Dokumente mit wenigen Klicks, erhöhen die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter:innen. Setzen Sie enorme Zeit und Kosteneinsparpotentiale frei. 

Ihr Nutzen

Reduzierung der Fehleranfälligkeit

Durch Lesen der Livedaten werden fehleranfällige Copy & Paste Szenarien eliminiert

Datenintegration direkt aus SAP HCM

Die gewünschten Datenfelder für das Dokument können frei aus SAP HCM konfiguriert werden

Integration verschiedener Systeme

Profitieren Sie von der Möglichkeit, mehrere Datenquellen gleichzeitig in ein Dokument zu integrieren

Design der Vorlagen in Microsoft® Office

Dokumentvorlagen bequem in Microsoft® Word, Microsoft® Excel und Microsoft®PowerPoint erstellen

Generieren der Dokumente lokal oder am Server

Die Dokumentengenerierung fĂĽhrt Datenbankabfragen direkt aus und integriert die Inhalte automatisch in Ihre Dokumente

Konsistente Dokumenterzeugung

Einfache Umsetzung von Compliance-Richtlinien und der Corporate Identity (CI)

SAP Personalstammdaten einfach in Word einbinden

Völlig unabhängig davon, ob es sich bei den zu erstellenden Dokumenten, um einen Arbeitsvertrag, einen Elternzeitantrag oder eine Mitarbeitendebeurteilung handelt: Es wird eine einfache Wordvorlage vom Fachbereich erstellt und mit Platzhaltern versehen, welche ganz einfach mittels Drag & Drop in der Vorlage platziert werden können.

Es muss lediglich der s4dox Funktionsbaustein im dox42 Plugin hinterlegt werden, um auf alle gewünschten SAP Infotypen Zugriff zu bekommen. Selbstverständlich greift auch hier das SAP-Berechtigungskonzept. Mit einem Klick wird dann das gewünschte Dokument mit den SAP Livedaten erzeugt. Es kann bei Bedarf auch noch frei angepasst werden. Dieses Szenario eignet sich besonders für kleinere Personalabteilungen mit geringem Budget, die aber trotzdem einen hohen Qualitätsanspruch an die Erzeugung von Dokumenten haben.

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Dokumentenerzeugung aus SAP Fiori

Mit der s4dox SAP Fiori Erweiterung steht eine komplette Dokumentenzentrale zur Verfügung. Die Basis bildet hier der dox42 Server for SAP. Auch hier wird die Vorlage bequem in Microsoft Word erstellt und anschließend zentral auf dem Server verwaltet. Über eine intuitive SAP Fiori Oberfläche wird das gewünschte Dokument ausgewählt. Kontextbezogene Filter unterstützen die Dokumentengenerierung.

So ist es beispielsweise möglich durch Eingabe der SAP Personalnummer ein einzelnes Dokument, wie zum Beispiel die Erzeugung einer Nebentätigkeitserlaubnis, für Mitarbeitende zu erstellen. Auch Massenanschreiben, wie Tariferhöhungen oder allgemeine Bekanntmachungen, sind mit nur einem Klick in sekundenschnelle erstellbar. Ob automatischer Ausdruck oder Versand als PDF per E-Mail: Alles ist möglich!

SAP Business Workflow fĂĽr tranparente End-toEnd Prozesse

Die Erstellung von Dokumenten ist das Eine: Aber manche Dokumente, wie Arbeitsverträge, Gehaltsanpassungen und viele mehr, müssen vielfach durch die verantwortlichen Manager:innen genehmigt werden. Hier gehen die manuell erstellten Dokumente lange und nicht transparente Wege durch das ganze Unternehmen, bis sie final unterzeichnet, geprüft und genehmigt sind.
Durch die Anbindung an den SAP Business Workflow werden die Prozesse transparent und nachvollziehbar. Lange Bearbeitungszeiten gehören der Vergangenheit an. Optional können auch Unterschriften durch die Anbindung von digitalen Signierungstools, wie DocuSign, als Prozessschritt mit abgebildet werden. Der Vorgang kann komplett digitalisiert werden. Ebenfalls ist auch die Dokumentablage in eine digitale Personalakte gesichert: Für die wichtigsten Hersteller von SAP integrierten Personalakten, wie zum Beispiel d.velop personnel file for SAP ERP, EASY PCM Employee File oder auch xft Personnel File etc., sind bereits Standardschnittstellen vorhanden.

Lust auf eine Live Demo? Dann los

Die automatische Dokumentenerstellung mit s4dox erleichtert Ihren Arbeitsalltag, kommt ohne MedienbrĂĽche aus, ist schnell in Ihre gewohnt Arbeitsumgebung integriert und begleitet Sie lĂĽckenlos von der Erstellung bis zur finalen Ablage eines beliebigen Personaldokuments. So sollte die Personalarbeit in Zeiten der digitalen Transformation aussehen!

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