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SAP HCM integrierte digitale Personalakte

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SAP HCM Personalakte

Die digitale Personalakte fĂŒr SAP HCM

Traditionell ist der Personalbereich sehr dokumentenorientiert: ArbeitsvertrĂ€ge, Zeugnisse, Bescheinigungen – Eine digitale Personalakte bĂŒndelt alle relevanten Informationen und Dokumente zu Ihrer wichtigsten Ressource und ist eng mit SAP ERP Human Capital Management (HCM) und SAP SuccessFactors verzahnt. Auch das Thema Datenschutz wird großgeschrieben: Auf Basis des SAP-Berechtigungsmanagement sind die hochsensiblen Personaldaten davor geschĂŒtzt in falsche HĂ€nde zu geraten. Außerdem sammelt die digitale Personalakte nicht nur Dokumente, sondern erhöht nachhaltig die Transparenz innerhalb ihres HCM-Prozessmanagements. SelbstverstĂ€ndlich ist die digitale Personalakte auch ĂŒber SAP Fiori / SAP UI5 Technologien mobil verfĂŒgbar und lĂ€sst sich darĂŒber hinaus auch mit ESS-/MSS-Szenarien verknĂŒpfen.

Vorteile einer SAP integrierten digitalen Personalakte

Transparent & sicher

Die digitale Personalakte bildet alle Aktenstrukturen ab, die Sie von klassischen Aktenordnern gewohnt sind. Dank individueller Berechtigungsstrukturen und sicherer VerschlĂŒsselung ist dafĂŒr gesorgt, dass Unbefugte keinen Zugriff auf sensible Daten erhalten.

StandortunabhÀngig

Es spielt keine Rolle, ob eingehende Unterlagen direkt am Arbeitsplatz des jeweiligen Mitarbeiters eingescannt werden oder ob sie verteilt an mehreren Standorten erfasst und an eine zentrale Personalabteilung ĂŒbermittelt werden.

Schnell

Die digitale Personalakte beschleunigt die Abwicklung der HR Prozesse. Ihre Verwaltungskosten werden reduziert und die AuskunftsfĂ€higkeit wird erhöht. Denn auch nach Jahren stehen alle Details beliebiger Akten zur VerfĂŒgung.

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Finden statt suchen

Die tĂ€gliche Arbeit in Personalabteilungen ist in vielen FĂ€llen geprĂ€gt von zeitfressenden Routineaufgaben. Akten werden herausgesucht, am Schreibtisch bearbeitet und wieder weggehĂ€ngt – Und dann noch das: Das gesuchte Dokument war nicht in der Akte oder im schlimmsten Fall ist die ganze Akte verschwunden. Höchste Zeit fĂŒr die Digitalisierung. ErgĂ€nzt durch clever integrierte Workflows bringen Sie einen erheblichen Performancegewinn in das Personalmanagement und freie Ressourcen können wieder fĂŒr die strategische Personalarbeit genutzt werden. Mit der digitalen Personalakte sorgen sie fĂŒr die nötige Sicherheit und erfĂŒllen ganz nebenbei die vom Gesetzgeber geforderten Datenschutzanforderungen. Können sie das von ihrem Aktenschrank auch behaupten?

Nahtlos in SAP HCM integriert

Der abschließbare Aktenschrank hat ausgedient! Die nahtlose Integration in Ihr SAP HCM System bedeutet auch eine lĂŒckenlose Integration in das SAP Berechtigungswesen. Der Zugriff auf Personalakten und auch die VerfĂŒgbarkeit einzelner Funktionen wie z.B.: „löschen“, „herunterladen“ oder „drucken“ kann ĂŒber das bestehende SAP Berechtigungskonzept gesteuert werden. Auch einzelne Register ihrer Aktenstruktur können vor unbefugtem Zugriff geschĂŒtzt werden. Der Zugriff auf die digitale Personalakte erfolgt dabei aus Ihrem gewohnten Umfeld heraus und der Absprung in eine Akte ist zum Beispiel direkt aus den SAP Transaktionen PA20 / PA30 möglich.  Neben der SAP GUI haben Sie auch ĂŒber eine moderne SAP Fiori OberflĂ€chen Zugriff auf die Personalakte, was ein ortunabhĂ€ngiges Arbeiten auch auf mobilen EndgerĂ€ten und Tablets ermöglicht.

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Dokumente automatisch generieren und in der Personalakte ablegen

Ein weiteres Highlight ist die Erstellung von neuen Dokumenten. Vordefinierte Vorlagen werden automatisch aus den SAP Personalstammdaten mit den benötigten Informationen wie Namen, Adresse, Eintrittsdatum, etc. vorbelegt und mit Textbausteinen zu einem vollstĂ€ndigen Dokument generiert. So werden auch Corporate Identity (CI)- und Compliance-Richtlinien jederzeit eingehalten. Ein bereits integriertes Reporting gewĂ€hrleistet jederzeit Kontrolle ĂŒber den Status der Akte und deren Dokumente. Durch praktische Wiedervorlagenszenarien kann so auch ein valides Fristenmanagement implementiert werden.

Lust auf eine Live Demo?

Gerne stellen wir Ihnen die voll in SAP integrierte Personalakte von in einer Demo vor. Erfahren Sie mehr ĂŒber alle Möglichkeiten, die automatische Dokumentengerierung und ĂŒber die Umsatzung des Datenschutzes (EU-DSGVO) in der Akte. Buchen Sie gleich hier ihren persönlichen Termin.

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