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Integrierte digitale Personalakte in SAP HCM
SAP HCM Personalakte
Traditionell ist der Personalbereich sehr dokumentenorientiert: Arbeitsverträge, Zeugnisse, Bescheinigungen – Eine digitale Personalakte bündelt alle relevanten Informationen und Dokumente zu Ihrer wichtigsten Ressource und ist eng mit SAP ERP Human Capital Management (HCM) und SAP SuccessFactors verzahnt. Auch das Thema Datenschutz wird großgeschrieben: Auf Basis des SAP-Berechtigungsmanagement sind die hochsensiblen Personaldaten davor geschützt in falsche Hände zu geraten. Außerdem sammelt die digitale Personalakte nicht nur Dokumente, sondern erhöht nachhaltig die Transparenz innerhalb ihres HCM-Prozessmanagements. Selbstverständlich ist die digitale Personalakte auch über SAP Fiori / SAP UI5 Technologien mobil verfügbar und lässt sich darüber hinaus auch mit ESS-/MSS-Szenarien verknüpfen.
Die digitale Personalakte bildet alle Aktenstrukturen ab, die Sie von klassischen Aktenordnern gewohnt sind. Dank individueller Berechtigungsstrukturen und sicherer Verschlüsselung ist dafür gesorgt, dass Unbefugte keinen Zugriff auf sensible Daten erhalten.
Es spielt keine Rolle, ob eingehende Unterlagen direkt am Arbeitsplatz des jeweiligen Mitarbeiters eingescannt werden oder ob sie verteilt an mehreren Standorten erfasst und an eine zentrale Personalabteilung übermittelt werden.
Die digitale Personalakte beschleunigt die Abwicklung der HR Prozesse. Ihre Verwaltungskosten werden reduziert und die Auskunftsfähigkeit wird erhöht. Denn auch nach Jahren stehen alle Details beliebiger Akten zur Verfügung.
Die tägliche Arbeit in Personalabteilungen ist in vielen Fällen geprägt von zeitfressenden Routineaufgaben. Akten werden herausgesucht, am Schreibtisch bearbeitet und wieder weggehängt – Und dann noch das: Das gesuchte Dokument war nicht in der Akte oder im schlimmsten Fall ist die ganze Akte verschwunden. Höchste Zeit für die Digitalisierung. Ergänzt durch clever integrierte Workflows bringen Sie einen erheblichen Performancegewinn in das Personalmanagement und freie Ressourcen können wieder für die strategische Personalarbeit genutzt werden. Mit der digitalen Personalakte sorgen sie für die nötige Sicherheit und erfüllen ganz nebenbei die vom Gesetzgeber geforderten Datenschutzanforderungen. Können sie das von ihrem Aktenschrank auch behaupten?
Der abschließbare Aktenschrank hat ausgedient! Die nahtlose Integration in Ihr SAP HCM System bedeutet auch eine lückenlose Integration in das SAP Berechtigungswesen. Der Zugriff auf Personalakten und auch die Verfügbarkeit einzelner Funktionen wie z.B.: „löschen“, „herunterladen“ oder „drucken“ kann über das bestehende SAP Berechtigungskonzept gesteuert werden. Auch einzelne Register ihrer Aktenstruktur können vor unbefugtem Zugriff geschützt werden. Der Zugriff auf die digitale Personalakte erfolgt dabei aus Ihrem gewohnten Umfeld heraus und der Absprung in eine Akte ist zum Beispiel direkt aus den SAP Transaktionen PA20 / PA30 möglich. Neben der SAP GUI haben Sie auch über eine moderne SAP Fiori Oberflächen Zugriff auf die Personalakte, was ein ortunabhängiges Arbeiten auch auf mobilen Endgeräten und Tablets ermöglicht.
Ein weiteres Highlight ist die Erstellung von neuen Dokumenten. Vordefinierte Vorlagen werden automatisch aus den SAP Personalstammdaten mit den benötigten Informationen wie Namen, Adresse, Eintrittsdatum, etc. vorbelegt und mit Textbausteinen zu einem vollständigen Dokument generiert. So werden auch Corporate Identity (CI)- und Compliance-Richtlinien jederzeit eingehalten. Ein bereits integriertes Reporting gewährleistet jederzeit Kontrolle über den Status der Akte und deren Dokumente. Durch praktische Wiedervorlagenszenarien kann so auch ein valides Fristenmanagement implementiert werden.
Gerne stellen wir Ihnen die voll in SAP integrierte Personalakte von in einer Demo vor. Erfahren Sie mehr über alle Möglichkeiten, die automatische Dokumentengerierung und über die Umsatzung des Datenschutzes (EU-DSGVO) in der Akte. Buchen Sie gleich hier ihren persönlichen Termin.
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