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SAP HCM integrierte digitale Personalakte

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SAP HCM Personalakte

Die digitale Personalakte für SAP HCM

Traditionell ist der Personalbereich sehr dokumentenorientiert: Arbeitsverträge, Zeugnisse, Bescheinigungen etc. – Eine digitale Personalakte bündelt alle relevanten Informationen und Dokumente zu Ihrer wichtigsten Ressource. Sie ist eng mit SAP ERP Human Capital Management (HCM) und SAP SuccessFactors verzahnt. Auch das Thema Datenschutz wird großgeschrieben. Auf Basis des SAP-Berechtigungsmanagement sind die hochsensiblen Personaldaten davor geschützt in falsche Hände zu geraten.
Außerdem sammelt die digitale Personalakte nicht nur Dokumente, sondern erhöht nachhaltig die Transparenz innerhalb ihres HCM-Prozessmanagements. Selbstverständlich ist die digitale Personalakte auch über SAP Fiori / SAP UI5 Technologien mobil verfügbar. Sie lässt sich darüber hinaus auch mit Employee Self Service (ESS) und Manager Self Service (MSS) Szenarien verknüpfen.

Vorteile einer SAP integrierten digitalen Personalakte

Transparent & sicher

Die digitale Personalakte bildet alle Aktenstrukturen ab, die Sie von klassischen Aktenordnern gewohnt sind. Dank individueller Berechtigungsstrukturen und sicherer Verschlüsselung ist dafür gesorgt, dass Unbefugte keinen Zugriff auf sensible Daten erhalten.

Standortunabhängig

Es spielt keine Rolle, ob eingehende Unterlagen direkt am Arbeitsplatz der jeweiligen Mitarbeiter:innen eingescannt werden oder ob sie verteilt an mehreren Standorten erfasst und an eine zentrale Personalabteilung übermittelt werden.

Schnell

Die digitale Personalakte beschleunigt die Abwicklung der HR Prozesse. Ihre Verwaltungskosten werden reduziert und die Auskunftsfähigkeit wird erhöht. Denn auch nach Jahren stehen alle Details beliebiger Akten zur Verfügung.

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Finden statt Suchen

Die tägliche Arbeit in Personalabteilungen ist in vielen Fällen geprägt von zeitfressenden Routineaufgaben. Akten werden herausgesucht, am Schreibtisch bearbeitet und wieder weggehängt. Und dann noch das: Das gesuchte Dokument war nicht in der Akte oder im schlimmsten Fall ist die ganze Akte verschwunden.

Höchste Zeit für die Digitalisierung!
Ergänzt durch clevere integrierte Workflows bringen Sie einen erheblichen Performancegewinn in das Personalmanagement. Die freien Ressourcen können wieder für die strategische Personalarbeit genutzt werden. Mit der digitalen Personalakte sorgen Sie für die nötige Sicherheit und erfüllen die vom Gesetzgeber geforderten Datenschutzanforderungen. Können Sie das von ihrem Aktenschrank auch behaupten?

Nahtlos in SAP HCM integriert

Der abschließbare Aktenschrank hat ausgedient!
Die nahtlose Integration in Ihr SAP HCM System bedeutet eine lückenlose Integration in das SAP Berechtigungswesen. Der Zugriff auf die Personalakten und die Verfügbarkeit einzelner Funktionen, wie zum Beispiel „löschen“, „herunterladen“ oder „drucken“, kann über das bestehende SAP Berechtigungskonzept gesteuert werden.
Auch einzelne Register Ihrer Aktenstruktur können vor unbefugtem Zugriff geschützt werden. Der Zugriff auf die digitale Personalakte erfolgt dabei aus Ihrem gewohnten Umfeld heraus. Der Absprung in eine Akte ist, zum Beispiel direkt aus den SAP Transaktionen PA20 / PA30, möglich.  Neben der SAP GUI haben Sie auch über eine moderne SAP Fiori Oberflächen Zugriff auf die Personalakte. Das ermöglicht ein ortunabhängiges Arbeiten auf mobilen Endgeräten. 

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Dokumente automatisch generieren und in die Personalakte ablegen

Ein weiteres Highlight ist die Erstellung von neuen Dokumenten. Vordefinierte Vorlagen werden automatisch aus den SAP Personalstammdaten mit den benötigten Informationen, wie Namen, Adresse, Eintrittsdatum, etc., vorbelegt. Sie werden mit Textbausteinen zu einem vollständigen Dokument generiert. So werden auch Corporate Identity (CI)- und Compliance-Richtlinien jederzeit eingehalten.
Ein bereits integriertes Reporting gewährleistet jederzeit Kontrolle über den Status der Akte und deren Dokumente. Durch praktische Wiedervorlagenszenarien kann dadurch ein valides Fristenmanagement implementiert werden.

Lust auf eine Live Demo?

Gerne stellen wir Ihnen die SAP integrierte Personalakte in einer Demo vor. Erfahren Sie mehr über alle Möglichkeiten, die automatische Dokumentengerierung und über die Umsetzung des Datenschutzes (EU-DSGVO) in der Akte. Buchen Sie gleich hier Ihren persönlichen Termin.

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