Die digitale Personalakte ist bereits im Einsatz – doch die bestehende Lösung passt nicht mehr zur HR-Systemlandschaft. Vielleicht steht ein Anbieterwechsel an, die Anbindung an SAP soll verbessert werden oder die bisherige Anwendung wird abgelöst.

Damit stellt sich eine zentrale Frage: Wie lassen sich die vorhandenen Personalakten so übernehmen, dass HR anschließend zuverlässig weiterarbeiten kann?

Wer eine digitale Personalakte migrieren möchte, sollte frühzeitig festlegen, welche Dokumente übernommen werden, wie ihre Zuordnung erhalten bleibt und welche Zugriffsregeln im Zielsystem gelten. Ebenso wichtig ist ein nachvollziehbarer Nachweis, dass die vereinbarte Übernahme vollständig und korrekt erfolgt ist.

Was gehört zur Migration einer digitalen Personalakte?

Ein exportiertes PDF enthält nicht zwangsläufig alle Informationen, die für seine spätere Verwendung benötigt werden. Die Zuordnung zu einem Mitarbeitenden, die Dokumentart oder ein Gültigkeitsdatum können im Altsystem separat gespeichert sein.

Für die Planung sollten Sie deshalb mehrere Bestandteile betrachten:

• Dokumente: die eigentlichen Dateien einschließlich benötigter Anlagen und Versionen.
• Metadaten: beispielsweise Mitarbeiterkennung, Dokumentart, Dokumentdatum, Status und Gültigkeit.
• Aktenstruktur: die bisherige Gliederung und ihre Zuordnung zur künftigen Struktur.
• Berechtigungen: die Regeln, nach denen Personen oder Rollen auf Akten und Dokumente zugreifen dürfen.
• Historien und Nachweise: Informationen, deren weitere Verfügbarkeit fachlich oder rechtlich geklärt werden muss.

Nicht jeder Bestandteil lässt sich unverändert in ein neues System übertragen. Insbesondere Berechtigungen, Bearbeitungshistorien und laufende Workflows benötigen eine eigene Betrachtung.

Falls Sie noch grundsätzlich über die Einführung einer Personalakte entscheiden, finden Sie die vorgelagerten Fragen in unserem Beitrag Digitale Personalakte: Was Unternehmen vor der Einführung wissen sollten.

1. Den Bestand und die Exportmöglichkeiten prüfen

Am Anfang steht eine Bestandsaufnahme. Dazu gehören die Anzahl der Akten und Dokumente, das Datenvolumen, die vorhandenen Dateiformate und die verwendeten Dokumentarten.

Betrachten Sie auch Sonderfälle: ausgeschiedene Mitarbeitende, mehrere Beschäftigungsverhältnisse, historische Personalnummern oder Dokumente ohne eindeutige Zuordnung.

Parallel sollten Sie die technischen Möglichkeiten des Altsystems klären:

• Lassen sich Dokumente und Metadaten gemeinsam exportieren?
• Gibt es stabile Kennungen für Akten und einzelne Dokumente?
• Werden Versionen, Anlagen und gegebenenfalls Signaturnachweise mitgeliefert?
• Können Änderungen seit einem bestimmten Zeitpunkt ermittelt werden?
• Sind für den Export zusätzliche Leistungen des bisherigen Anbieters erforderlich?

Ein früher Testexport einer repräsentativen Auswahl macht diese Fragen konkret. Er zeigt beispielsweise, ob ein vermeintlich vollständiger Export tatsächlich die benötigten Zuordnungsinformationen enthält.

Empfehlung: Prüfen Sie den Exportweg, bevor Sie einen verbindlichen Termin für die Abschaltung des Altsystems festlegen.

2. Den Umfang der Übernahme verbindlich festlegen

Aus dem vorhandenen Bestand sollte ein eindeutig beschriebener Migrationsumfang entstehen.

Welche Akten und Dokumentarten werden übernommen? Welche Versionen werden benötigt? Wie wird mit Dubletten, unvollständigen Datensätzen oder bereits zur Löschung vorgesehenen Dokumenten umgegangen?

Solche Entscheidungen gehören in die fachliche Vorbereitung. Aufbewahrungsanforderungen, Löschregeln und mögliche Ausnahmen sollten mit den zuständigen Stellen abgestimmt werden. Eine Migration ist kein Anlass, Unterlagen pauschal zu löschen oder ihre Aufbewahrung automatisch zu verlängern.

Halten Sie Ausschlüsse ausdrücklich fest. Nur so lässt sich später unterscheiden, ob ein Dokument bewusst nicht übernommen wurde oder bei der Verarbeitung verloren gegangen ist.

Für ungeklärte Fälle empfiehlt sich eine separate Klärungsliste mit Verantwortlichen und einer Entscheidung vor der abschließenden Abnahme.

3. Mitarbeiter und Metadaten eindeutig zuordnen

Das Mapping beschreibt, welcher Wert aus dem Altsystem welchem Wert im Zielsystem entspricht. Dazu gehören sowohl Mitarbeiterkennungen als auch Dokumentarten und weitere Metadaten.

Bei einer Anbindung an SAP HCM oder SAP SuccessFactors sollten Sie insbesondere klären, welche Kennung die Zuordnung trägt. Eine Personalnummer aus einem Altsystem darf nicht ungeprüft als unternehmensweit eindeutig behandelt werden.

Ein vereinfachtes Beispiel: Zwei Gesellschaften nutzen jeweils die Personalnummer 4711. Wird beim Import nur diese Nummer berücksichtigt, ist die Zuordnung nicht eindeutig. Das Mapping benötigt dann zusätzlichen Kontext, etwa das Quellsystem oder die Gesellschaft.

Auch Wiedereintritte und mehrere Beschäftigungsverhältnisse sollten berücksichtigt werden. Entscheidend ist, ob ein Dokument einer Person oder einem bestimmten Beschäftigungsverhältnis zugeordnet werden soll.

Für Dokumentarten empfiehlt sich eine schriftliche Zuordnungstabelle:

Information im Altsystem	Festlegung für das Zielsystem
Mitarbeiterkennung	Eindeutige Zielkennung mit benötigtem Quellkontext
Dokumentart	Passende Dokumentart und Zielbereich
Dokumentdatum	Übernahme mit klar definierter Bedeutung
Status oder Version	Abbildung auf die vereinbarten Zielwerte
Fehlender Pflichtwert	Klärungsfall oder ausdrücklich freigegebene Ersatzregel

Das Importdatum sollte dabei nicht unbemerkt ein ursprüngliches Dokumentdatum ersetzen. Beide Informationen erfüllen unterschiedliche Zwecke.

4. Berechtigungen im Zielsystem neu prüfen

Bestehende Zugriffsregeln lassen sich nicht automatisch eins zu eins übertragen. Das Zielsystem kann andere Rollen, Organisationseinheiten oder Ebenen der Berechtigungssteuerung verwenden.

Definieren Sie deshalb zunächst fachlich, wer welche Akten und Dokumentarten sehen, bearbeiten, exportieren oder löschen darf. Anschließend wird diese Vorgabe im Zielsystem umgesetzt und getestet.

Dabei reichen erfolgreiche Zugriffstests allein nicht aus. Prüfen Sie ausdrücklich auch, ob Zugriffe außerhalb des erlaubten Bereichs verhindert werden.

Beispielsweise:

• Kann die HR-Sachbearbeitung die Akten ihres Zuständigkeitsbereichs öffnen?
• Bleiben Akten anderer Gesellschaften gesperrt, wenn dies vorgesehen ist?
• Sind besonders eingeschränkte Dokumentarten auch über Suche und Vorschau geschützt?
• Entsprechen Download- und Exportmöglichkeiten dem freigegebenen Rollenmodell?

Berücksichtigen Sie außerdem die Migration selbst: Exportdateien, Testbestände und technische Benutzer benötigen ebenfalls klar begrenzte Zugriffe und einen geregelten Umgang nach Projektende.

5. Die Testmigration fachlich und technisch abnehmen

Eine Testmigration sollte die Vielfalt des Bestands abbilden. Eine Auswahl ausschließlich aktueller, vollständig gepflegter Akten liefert wenig Erkenntnis über schwierige Fälle.

Nehmen Sie deshalb auch ältere Dokumente, unterschiedliche Dateiformate, umfangreiche Akten, mehrere Versionen und bekannte Datenprobleme auf.

Die Prüfung sollte mehrere Ebenen verbinden:

Vollständigkeit: Sind alle für den Test vorgesehenen Dokumente verarbeitet worden? Lassen sich fehlende oder abgewiesene Einträge einzeln nachvollziehen?

Zuordnung: Liegt jedes geprüfte Dokument in der richtigen Akte und im vorgesehenen Bereich?

Nutzbarkeit: Lassen sich Dateien öffnen und Inhalte korrekt anzeigen? Sind die vereinbarten Metadaten verfügbar?

Zugriffsschutz: Können die vorgesehenen Rollen auf die Dokumente zugreifen – und bleiben unzulässige Zugriffe gesperrt?

Ein reiner Vergleich der Gesamtzahl genügt nicht. Die gleiche Anzahl kann auch dann entstehen, wenn ein Dokument fehlt und ein anderes doppelt importiert wurde.

Sinnvoll ist daher ein Abgleich über eindeutige Quellkennungen und ein Verarbeitungsprotokoll. Bei unverändert übertragenen Dateien können zusätzlich Prüfsummen zur Kontrolle der Dateiintegrität dienen. Werden Dateien konvertiert, braucht es dafür ein gesondertes Prüfverfahren.

Technische Vollständigkeit und fachliche Richtigkeit sollten als getrennte Abnahmekriterien festgelegt werden.

6. Den Produktivwechsel und zwischenzeitliche Änderungen planen

Zwischen dem ersten Export und dem produktiven Start entstehen häufig weitere Dokumente. Bestehende Unterlagen können geändert oder gelöscht werden. Diese Veränderungen müssen im Ablauf berücksichtigt werden.

Je nach technischen Möglichkeiten kommen ein klar begrenzter Bearbeitungsstopp oder eine anschließende Übernahme der Änderungen infrage. Eine solche Nachmigration muss auch festlegen, wie mit geänderten Zuordnungen, Löschungen und wiederholten Importversuchen umgegangen wird.

Für den Wechsel sollten folgende Fragen beantwortet sein:

• Bis wann darf im Altsystem gearbeitet werden?
• Wie werden Änderungen nach dem ersten Export erfasst?
• Ab wann gehen neue Dokumente ausschließlich in das Zielsystem?
• Wer entscheidet über die Freigabe für den Produktivbetrieb?
• Was passiert, wenn die abschließende Prüfung fehlschlägt?

Ein Rückfallverfahren sollte berücksichtigen, dass nach dem Start bereits neue Dokumente im Zielsystem entstehen können. Deren weiterer Umgang muss geklärt sein, bevor ein Rückwechsel notwendig wird.

Prüfen Sie außerdem angebundene Prozesse. Dokumentenerstellung, Signatur oder automatische Ablage müssen zum vereinbarten Zeitpunkt auf das richtige Ziel verweisen.

7. Das Altsystem kontrolliert außer Betrieb nehmen

Mit dem erfolgreichen Import ist die Ablösung noch nicht abgeschlossen.

Zunächst sollten die vereinbarten Prüfungen beendet, offene Abweichungen bewertet und die Abnahme dokumentiert sein. Ebenso muss feststehen, wo gegebenenfalls benötigte Historien oder Nachweise künftig verfügbar sind.

Anschließend lässt sich die Außerbetriebnahme planen. Dazu gehören technische Zugänge, Schnittstellen, Dienstleisterzugriffe sowie Export- und Testdateien. Auch für eventuell vorübergehend verbleibende Bestände im Altsystem braucht es klare Zuständigkeiten und einen abgestimmten Zeitrahmen.

Ein zeitlich begrenzter Lesezugriff kann den Übergang unterstützen. Voraussetzung ist, dass Zweck, Berechtigungen und Ende dieses Zugriffs festgelegt sind.

Wovon hängt der Migrationsaufwand ab?

Die Zahl der Dokumente beeinflusst den Aufwand, erklärt ihn aber nur teilweise.

Ein großer, einheitlich strukturierter Bestand kann einfacher zu verarbeiten sein als eine kleinere Sammlung mit uneindeutigen Mitarbeiterkennungen, fehlenden Metadaten und vielen Sonderfällen.

Besonders relevant sind:

• Qualität und Verfügbarkeit der Exportdaten.
• Umfang der Änderungen an Aktenstruktur und Dokumentarten.
• Aufwand für Mitarbeiterzuordnung und Datenbereinigung.
• Übernahme oder separate Bereitstellung von Historien und Nachweisen.
• Anforderungen an Berechtigungen, Tests und Betriebsunterbrechung.

Eine belastbare Aufwandsschätzung sollte deshalb auf einer Bestandsanalyse und einem geprüften Beispielexport beruhen.

Digitale Personalakten mit sensatus migrieren

Mit Employee File begleiten wir die Ablösung bestehender digitaler Personalakten und ihre Einbindung in SAP HCM oder SAP SuccessFactors.

Dazu analysieren wir die Ausgangsstruktur, passen die Extraktion an das jeweilige Altsystem an und begleiten die kontrollierte Übernahme von Dokumenten und Metadaten. Ein technischer Abgleich von Export und Import unterstützt die Vollständigkeitsprüfung.

Welche Strukturen übernommen werden können und welche Informationen gesondert behandelt werden müssen, klären wir anhand Ihres Bestands und Ihrer Zielanforderungen.

Sie möchten Ihre bestehende digitale Personalakte ablösen? Sprechen Sie mit uns über Ihr Altsystem, Ihre SAP-HR-Landschaft und den geplanten Wechsel.

Die digitale Personalakte ist bereits im Einsatz – doch die bestehende Lösung passt nicht mehr zur HR-Systemlandschaft. Vielleicht steht ein Anbieterwechsel an, die Anbindung an SAP soll verbessert werden oder die bisherige Anwendung wird abgelöst.

Damit stellt sich eine zentrale Frage: Wie lassen sich die vorhandenen Personalakten so übernehmen, dass HR anschließend zuverlässig weiterarbeiten kann?

Wer eine digitale Personalakte migrieren möchte, sollte frühzeitig festlegen, welche Dokumente übernommen werden, wie ihre Zuordnung erhalten bleibt und welche Zugriffsregeln im Zielsystem gelten. Ebenso wichtig ist ein nachvollziehbarer Nachweis, dass die vereinbarte Übernahme vollständig und korrekt erfolgt ist.

Was gehört zur Migration einer digitalen Personalakte?

Ein exportiertes PDF enthält nicht zwangsläufig alle Informationen, die für seine spätere Verwendung benötigt werden. Die Zuordnung zu einem Mitarbeitenden, die Dokumentart oder ein Gültigkeitsdatum können im Altsystem separat gespeichert sein.

Für die Planung sollten Sie deshalb mehrere Bestandteile betrachten:

• Dokumente: die eigentlichen Dateien einschließlich benötigter Anlagen und Versionen.
• Metadaten: beispielsweise Mitarbeiterkennung, Dokumentart, Dokumentdatum, Status und Gültigkeit.
• Aktenstruktur: die bisherige Gliederung und ihre Zuordnung zur künftigen Struktur.
• Berechtigungen: die Regeln, nach denen Personen oder Rollen auf Akten und Dokumente zugreifen dürfen.
• Historien und Nachweise: Informationen, deren weitere Verfügbarkeit fachlich oder rechtlich geklärt werden muss.

Nicht jeder Bestandteil lässt sich unverändert in ein neues System übertragen. Insbesondere Berechtigungen, Bearbeitungshistorien und laufende Workflows benötigen eine eigene Betrachtung.

Falls Sie noch grundsätzlich über die Einführung einer Personalakte entscheiden, finden Sie die vorgelagerten Fragen in unserem Beitrag Digitale Personalakte: Was Unternehmen vor der Einführung wissen sollten.

1. Den Bestand und die Exportmöglichkeiten prüfen

Am Anfang steht eine Bestandsaufnahme. Dazu gehören die Anzahl der Akten und Dokumente, das Datenvolumen, die vorhandenen Dateiformate und die verwendeten Dokumentarten.

Betrachten Sie auch Sonderfälle: ausgeschiedene Mitarbeitende, mehrere Beschäftigungsverhältnisse, historische Personalnummern oder Dokumente ohne eindeutige Zuordnung.

Parallel sollten Sie die technischen Möglichkeiten des Altsystems klären:

• Lassen sich Dokumente und Metadaten gemeinsam exportieren?
• Gibt es stabile Kennungen für Akten und einzelne Dokumente?
• Werden Versionen, Anlagen und gegebenenfalls Signaturnachweise mitgeliefert?
• Können Änderungen seit einem bestimmten Zeitpunkt ermittelt werden?
• Sind für den Export zusätzliche Leistungen des bisherigen Anbieters erforderlich?

Ein früher Testexport einer repräsentativen Auswahl macht diese Fragen konkret. Er zeigt beispielsweise, ob ein vermeintlich vollständiger Export tatsächlich die benötigten Zuordnungsinformationen enthält.

Empfehlung: Prüfen Sie den Exportweg, bevor Sie einen verbindlichen Termin für die Abschaltung des Altsystems festlegen.

2. Den Umfang der Übernahme verbindlich festlegen

Aus dem vorhandenen Bestand sollte ein eindeutig beschriebener Migrationsumfang entstehen.

Welche Akten und Dokumentarten werden übernommen? Welche Versionen werden benötigt? Wie wird mit Dubletten, unvollständigen Datensätzen oder bereits zur Löschung vorgesehenen Dokumenten umgegangen?

Solche Entscheidungen gehören in die fachliche Vorbereitung. Aufbewahrungsanforderungen, Löschregeln und mögliche Ausnahmen sollten mit den zuständigen Stellen abgestimmt werden. Eine Migration ist kein Anlass, Unterlagen pauschal zu löschen oder ihre Aufbewahrung automatisch zu verlängern.

Halten Sie Ausschlüsse ausdrücklich fest. Nur so lässt sich später unterscheiden, ob ein Dokument bewusst nicht übernommen wurde oder bei der Verarbeitung verloren gegangen ist.

Für ungeklärte Fälle empfiehlt sich eine separate Klärungsliste mit Verantwortlichen und einer Entscheidung vor der abschließenden Abnahme.

3. Mitarbeiter und Metadaten eindeutig zuordnen

Das Mapping beschreibt, welcher Wert aus dem Altsystem welchem Wert im Zielsystem entspricht. Dazu gehören sowohl Mitarbeiterkennungen als auch Dokumentarten und weitere Metadaten.

Bei einer Anbindung an SAP HCM oder SAP SuccessFactors sollten Sie insbesondere klären, welche Kennung die Zuordnung trägt. Eine Personalnummer aus einem Altsystem darf nicht ungeprüft als unternehmensweit eindeutig behandelt werden.

Ein vereinfachtes Beispiel: Zwei Gesellschaften nutzen jeweils die Personalnummer 4711. Wird beim Import nur diese Nummer berücksichtigt, ist die Zuordnung nicht eindeutig. Das Mapping benötigt dann zusätzlichen Kontext, etwa das Quellsystem oder die Gesellschaft.

Auch Wiedereintritte und mehrere Beschäftigungsverhältnisse sollten berücksichtigt werden. Entscheidend ist, ob ein Dokument einer Person oder einem bestimmten Beschäftigungsverhältnis zugeordnet werden soll.

Für Dokumentarten empfiehlt sich eine schriftliche Zuordnungstabelle:

Information im Altsystem	Festlegung für das Zielsystem
Mitarbeiterkennung	Eindeutige Zielkennung mit benötigtem Quellkontext
Dokumentart	Passende Dokumentart und Zielbereich
Dokumentdatum	Übernahme mit klar definierter Bedeutung
Status oder Version	Abbildung auf die vereinbarten Zielwerte
Fehlender Pflichtwert	Klärungsfall oder ausdrücklich freigegebene Ersatzregel

Das Importdatum sollte dabei nicht unbemerkt ein ursprüngliches Dokumentdatum ersetzen. Beide Informationen erfüllen unterschiedliche Zwecke.

4. Berechtigungen im Zielsystem neu prüfen

Bestehende Zugriffsregeln lassen sich nicht automatisch eins zu eins übertragen. Das Zielsystem kann andere Rollen, Organisationseinheiten oder Ebenen der Berechtigungssteuerung verwenden.

Definieren Sie deshalb zunächst fachlich, wer welche Akten und Dokumentarten sehen, bearbeiten, exportieren oder löschen darf. Anschließend wird diese Vorgabe im Zielsystem umgesetzt und getestet.

Dabei reichen erfolgreiche Zugriffstests allein nicht aus. Prüfen Sie ausdrücklich auch, ob Zugriffe außerhalb des erlaubten Bereichs verhindert werden.

Beispielsweise:

• Kann die HR-Sachbearbeitung die Akten ihres Zuständigkeitsbereichs öffnen?
• Bleiben Akten anderer Gesellschaften gesperrt, wenn dies vorgesehen ist?
• Sind besonders eingeschränkte Dokumentarten auch über Suche und Vorschau geschützt?
• Entsprechen Download- und Exportmöglichkeiten dem freigegebenen Rollenmodell?

Berücksichtigen Sie außerdem die Migration selbst: Exportdateien, Testbestände und technische Benutzer benötigen ebenfalls klar begrenzte Zugriffe und einen geregelten Umgang nach Projektende.

5. Die Testmigration fachlich und technisch abnehmen

Eine Testmigration sollte die Vielfalt des Bestands abbilden. Eine Auswahl ausschließlich aktueller, vollständig gepflegter Akten liefert wenig Erkenntnis über schwierige Fälle.

Nehmen Sie deshalb auch ältere Dokumente, unterschiedliche Dateiformate, umfangreiche Akten, mehrere Versionen und bekannte Datenprobleme auf.

Die Prüfung sollte mehrere Ebenen verbinden:

Vollständigkeit: Sind alle für den Test vorgesehenen Dokumente verarbeitet worden? Lassen sich fehlende oder abgewiesene Einträge einzeln nachvollziehen?

Zuordnung: Liegt jedes geprüfte Dokument in der richtigen Akte und im vorgesehenen Bereich?

Nutzbarkeit: Lassen sich Dateien öffnen und Inhalte korrekt anzeigen? Sind die vereinbarten Metadaten verfügbar?

Zugriffsschutz: Können die vorgesehenen Rollen auf die Dokumente zugreifen – und bleiben unzulässige Zugriffe gesperrt?

Ein reiner Vergleich der Gesamtzahl genügt nicht. Die gleiche Anzahl kann auch dann entstehen, wenn ein Dokument fehlt und ein anderes doppelt importiert wurde.

Sinnvoll ist daher ein Abgleich über eindeutige Quellkennungen und ein Verarbeitungsprotokoll. Bei unverändert übertragenen Dateien können zusätzlich Prüfsummen zur Kontrolle der Dateiintegrität dienen. Werden Dateien konvertiert, braucht es dafür ein gesondertes Prüfverfahren.

Technische Vollständigkeit und fachliche Richtigkeit sollten als getrennte Abnahmekriterien festgelegt werden.

6. Den Produktivwechsel und zwischenzeitliche Änderungen planen

Zwischen dem ersten Export und dem produktiven Start entstehen häufig weitere Dokumente. Bestehende Unterlagen können geändert oder gelöscht werden. Diese Veränderungen müssen im Ablauf berücksichtigt werden.

Je nach technischen Möglichkeiten kommen ein klar begrenzter Bearbeitungsstopp oder eine anschließende Übernahme der Änderungen infrage. Eine solche Nachmigration muss auch festlegen, wie mit geänderten Zuordnungen, Löschungen und wiederholten Importversuchen umgegangen wird.

Für den Wechsel sollten folgende Fragen beantwortet sein:

• Bis wann darf im Altsystem gearbeitet werden?
• Wie werden Änderungen nach dem ersten Export erfasst?
• Ab wann gehen neue Dokumente ausschließlich in das Zielsystem?
• Wer entscheidet über die Freigabe für den Produktivbetrieb?
• Was passiert, wenn die abschließende Prüfung fehlschlägt?

Ein Rückfallverfahren sollte berücksichtigen, dass nach dem Start bereits neue Dokumente im Zielsystem entstehen können. Deren weiterer Umgang muss geklärt sein, bevor ein Rückwechsel notwendig wird.

Prüfen Sie außerdem angebundene Prozesse. Dokumentenerstellung, Signatur oder automatische Ablage müssen zum vereinbarten Zeitpunkt auf das richtige Ziel verweisen.

7. Das Altsystem kontrolliert außer Betrieb nehmen

Mit dem erfolgreichen Import ist die Ablösung noch nicht abgeschlossen.

Zunächst sollten die vereinbarten Prüfungen beendet, offene Abweichungen bewertet und die Abnahme dokumentiert sein. Ebenso muss feststehen, wo gegebenenfalls benötigte Historien oder Nachweise künftig verfügbar sind.

Anschließend lässt sich die Außerbetriebnahme planen. Dazu gehören technische Zugänge, Schnittstellen, Dienstleisterzugriffe sowie Export- und Testdateien. Auch für eventuell vorübergehend verbleibende Bestände im Altsystem braucht es klare Zuständigkeiten und einen abgestimmten Zeitrahmen.

Ein zeitlich begrenzter Lesezugriff kann den Übergang unterstützen. Voraussetzung ist, dass Zweck, Berechtigungen und Ende dieses Zugriffs festgelegt sind.

Wovon hängt der Migrationsaufwand ab?

Die Zahl der Dokumente beeinflusst den Aufwand, erklärt ihn aber nur teilweise.

Ein großer, einheitlich strukturierter Bestand kann einfacher zu verarbeiten sein als eine kleinere Sammlung mit uneindeutigen Mitarbeiterkennungen, fehlenden Metadaten und vielen Sonderfällen.

Besonders relevant sind:

• Qualität und Verfügbarkeit der Exportdaten.
• Umfang der Änderungen an Aktenstruktur und Dokumentarten.
• Aufwand für Mitarbeiterzuordnung und Datenbereinigung.
• Übernahme oder separate Bereitstellung von Historien und Nachweisen.
• Anforderungen an Berechtigungen, Tests und Betriebsunterbrechung.

Eine belastbare Aufwandsschätzung sollte deshalb auf einer Bestandsanalyse und einem geprüften Beispielexport beruhen.

Digitale Personalakten mit sensatus migrieren

Mit Employee File begleiten wir die Ablösung bestehender digitaler Personalakten und ihre Einbindung in SAP HCM oder SAP SuccessFactors.

Dazu analysieren wir die Ausgangsstruktur, passen die Extraktion an das jeweilige Altsystem an und begleiten die kontrollierte Übernahme von Dokumenten und Metadaten. Ein technischer Abgleich von Export und Import unterstützt die Vollständigkeitsprüfung.

Welche Strukturen übernommen werden können und welche Informationen gesondert behandelt werden müssen, klären wir anhand Ihres Bestands und Ihrer Zielanforderungen.

Sie möchten Ihre bestehende digitale Personalakte ablösen? Sprechen Sie mit uns über Ihr Altsystem, Ihre SAP-HR-Landschaft und den geplanten Wechsel.