Die Entscheidung für eine digitale Personalakte ist gefallen. Im Archiv stehen jedoch noch zahlreiche Ordner: mit Verträgen, Bescheinigungen, handschriftlichen Ergänzungen und unterschiedlich aufgebauten Registern.

Wie wird daraus ein digitaler Bestand, mit dem HR zuverlässig arbeiten kann?

Wer Papierpersonalakten digitalisieren möchte, sollte vor dem ersten Scan festlegen, welche Unterlagen übernommen werden, wie einzelne Dokumente voneinander getrennt werden und welche Informationen ihre spätere Zuordnung ermöglichen. Ebenso wichtig sind die Qualitätsprüfung und ein geregelter Übergang in den laufenden Betrieb.

Das Ergebnis sollte ein nachvollziehbarer Dokumentenbestand sein: lesbar, vollständig im vereinbarten Umfang und in der richtigen Personalakte abgelegt.

1. Den Papierbestand sichten und den Umfang festlegen

Beginnen Sie mit einer Bestandsaufnahme. Wie viele Akten gibt es? Wo werden sie aufbewahrt? Welche Gesellschaften und Beschäftigtengruppen sind betroffen? Existieren zusätzliche Unterlagen in dezentralen Ablagen?

Die Zahl der Ordner allein reicht für die Planung nicht aus. Umfang, Zustand und Aufbau können stark variieren. Eine schmale Akte mit einheitlichen Dokumenten verursacht einen anderen Bearbeitungsaufwand als ein umfangreicher Bestand mit kleinen Belegen, gefalteten Seiten und ungeordneten Anlagen.

Untersuchen Sie deshalb eine repräsentative Auswahl. Berücksichtigen Sie dabei auch ältere Akten und bekannte Sonderfälle.

Legen Sie anschließend den Digitalisierungsumfang fest:

• Welche aktiven und ausgeschiedenen Beschäftigten werden einbezogen?
• Welche Dokumentarten gehören in den Zielbestand?
• Wie werden Kopien, Dubletten und unklare Unterlagen behandelt?
• Welche Dokumente benötigen eine gesonderte Bearbeitung?
• Wer entscheidet bei Zweifelsfällen?

Die Bestandsaufnahme sollte keine ungeprüfte Bereinigung auslösen. Entscheidungen über Aufbewahrung oder Löschung gehören zu den zuständigen fachlichen und rechtlichen Stellen.

2. Die digitale Zielstruktur vor dem Scannen definieren

Die bisherige Registerstruktur kann eine Orientierung bieten. Sie sollte jedoch nicht ungeprüft übernommen werden.

Entscheidend ist, wie HR Dokumente künftig finden und bearbeiten soll. Dazu braucht es verständliche Dokumentarten und einen überschaubaren Satz an Metadaten.

Information	Zweck im digitalen Bestand
Eindeutige Mitarbeiterkennung	Zuordnung zur richtigen Personalakte
Dokumentart	Einordnung und gezielte Suche
Dokumentdatum	Zeitliche Einordnung des Dokuments
Beschäftigungsbezug, soweit erforderlich	Unterscheidung mehrerer Beschäftigungsverhältnisse
Herkunfts- oder Stapelkennung	Rückverfolgung zum Scanvorgang und Papierbestand

Unterscheiden Sie das ursprüngliche Dokumentdatum vom Scandatum. Ein vor Jahren ausgestelltes Dokument wird durch die Digitalisierung nicht zu einem neuen Dokument.

Ein einziges PDF pro Personalakte kann die spätere Suche und dokumentbezogene Steuerung erschweren. Wenn einzelne Dokumentarten unterschiedlich behandelt werden sollen, muss die entsprechende Trennung bereits im Digitalisierungskonzept vorgesehen sein.

Grundlegende Entscheidungen zur Einführung erläutern wir im Beitrag Digitale Personalakte: Was Unternehmen vor der Einführung wissen sollten.

3. Mitarbeiterzuordnung und Aktenkennzeichnung absichern

Bevor Akten zerlegt oder transportiert werden, muss ihre Identität feststehen.

Gleichen Sie die Aktenkennzeichnung mit dem vorgesehenen Mitarbeiterverzeichnis ab. Bei einer SAP-Anbindung sollte geklärt sein, welche Kennungen aus SAP HCM oder SuccessFactors für die Zuordnung verwendet werden.

Ein Name allein genügt dafür nicht zuverlässig. Namensgleichheiten, Namensänderungen oder historische Personalnummern können zu Verwechslungen führen.

Prüfen Sie insbesondere:

• Akten mit unvollständiger oder widersprüchlicher Beschriftung.
• Mitarbeitende mit mehreren Beschäftigungsverhältnissen.
• Wiedereintritte und Gesellschaftswechsel.
• Unterschiedliche Nummernkreise aus mehreren Quellsystemen.

Unklare Zuordnungen gehören in einen geregelten Klärungsprozess. Sie sollten nicht durch Vermutungen beim Scannen oder Importieren ersetzt werden.

Eine eindeutige Stapel- oder Aktenkennung hilft, den Zusammenhang während Vorbereitung, Scan, Prüfung und Rückführung aufrechtzuerhalten.

4. Dokumente vorbereiten und Grenzen erkennen

Die Vorbereitung entscheidet mit darüber, ob Unterlagen vollständig und in der richtigen Reihenfolge erfasst werden.

Heftungen, Klammern und Faltungen müssen so behandelt werden, dass keine Inhalte verloren gehen. Kleine Belege, beschriftete Rückseiten oder aufgeklebte Ergänzungen benötigen besondere Aufmerksamkeit.

Definieren Sie außerdem, wo ein Dokument beginnt und endet. Ein mehrseitiger Vertrag sollte zusammenbleiben; das nächste eigenständige Dokument darf nicht versehentlich angehängt werden.

Vereinfachtes Beispiel: In einem Register liegen ein Arbeitsvertrag, eine spätere Ergänzung und eine Bescheinigung. Werden alle Seiten als eine Datei erfasst, lassen sich die drei Dokumente später nur eingeschränkt getrennt suchen und verwalten. Werden dagegen einzelne Vertragsseiten auseinandergerissen, fehlt der fachliche Zusammenhang.

Trennblätter, Barcodes oder andere Erfassungsverfahren können die Verarbeitung unterstützen. Ihre Verwendung sollte einheitlich beschrieben und im Pilotlauf geprüft werden.

5. Scanqualität und Texterkennung getrennt betrachten

Ein Scan muss den relevanten Inhalt lesbar wiedergeben. Dazu gehören auch schwache Schrift, Randnotizen, Stempel und beschriftete Rückseiten.

Die passenden Einstellungen sollten anhand des tatsächlichen Bestands erprobt werden. Auflösung, Farbe, Kontrast und Komprimierung müssen zusammen ein geeignetes Ergebnis liefern. Eine kleine Datei ist wenig hilfreich, wenn entscheidende Angaben kaum noch erkennbar sind.

Für die Ausgabe sollten Sie mit dem Zielsystem geeignete Dateiformate und gegebenenfalls Anforderungen an die langfristige Aufbewahrung abstimmen.

Texterkennung, häufig als OCR bezeichnet, ergänzt den Scan um maschinenlesbaren Text. Dadurch können Inhalte durchsuchbar werden. OCR ist jedoch keine Bestätigung dafür, dass der Scan vollständig oder fehlerfrei ist.

Auch die automatische Entfernung vermeintlich leerer Seiten sollte geprüft werden. Schwache Vermerke oder Stempel dürfen dabei nicht unbemerkt entfallen.

6. Dokumente klassifizieren und Ergebnisse kontrollieren

Bei der Klassifizierung wird festgelegt, um welche Dokumentart es sich handelt. Diese Einordnung kann manuell, regelbasiert oder mit technischer Unterstützung erfolgen.

Dokumentart und Mitarbeiterzuordnung sind dabei getrennte Aufgaben. Ein System kann einen Arbeitsvertrag korrekt erkennen und ihn trotzdem der falschen Person zuordnen.

Legen Sie deshalb fest, welche Ergebnisse automatisch übernommen werden dürfen und welche geprüft werden müssen. Unklare Dokumentarten, widersprüchliche Angaben und unsichere Erkennungsergebnisse benötigen eine Nachbearbeitung.

Sinnvoll ist eine begrenzte, verständliche Klassifikation. Zu viele schwer unterscheidbare Kategorien erhöhen den Aufwand und können zu uneinheitlicher Ablage führen.

Eine passende Dokumentart ist nicht nur ein Suchmerkmal: Wenn daraus Berechtigungen oder weitere Bearbeitungsregeln abgeleitet werden, muss diese Wirkung bei der Qualitätsprüfung berücksichtigt werden.

7. Qualität im Zielsystem prüfen und abnehmen

Die Qualitätsprüfung sollte den gesamten Weg bis zur digitalen Personalakte abdecken.

Ein technisch erfolgreicher Scan sagt noch nicht, ob die Datei vollständig importiert, korrekt zugeordnet und für die vorgesehenen Personen nutzbar ist.

Für die Abnahme sollten mindestens folgende Prüffelder definiert sein:

Prüffeld	Leitfrage
Lesbarkeit	Sind alle relevanten Inhalte erkennbar?
Vollständigkeit	Wurden die vorgesehenen Dokumente einschließlich ihrer Seiten und Anlagen erfasst?
Dokumentgrenzen	Sind zusammengehörige Seiten korrekt verbunden?
Zuordnung	Liegt das Dokument in der richtigen Personalakte?
Klassifikation	Stimmen Dokumentart und erforderliche Metadaten?
Zugriff	Funktionieren die vorgesehenen Berechtigungen im Zielsystem?

Legen Sie vorab fest, welche Kontrollen vollständig und welche anhand eines begründeten Stichprobenverfahrens durchgeführt werden. Prüfintensität und Nachbearbeitung sollten zum Schutzbedarf und zum Fehlerrisiko passen.

Ein Vergleich der Gesamtzahl allein reicht nicht aus. Fehlende und doppelte Dokumente können sich zahlenmäßig ausgleichen.

Dokumentieren Sie Abweichungen, Nachscans und die abschließende Freigabe. Der Bezug zum Papierbestand sollte erhalten bleiben, solange dieser für die Prüfung benötigt wird.

8. Papieroriginale nicht automatisch vernichten

Die Digitalisierung und die Entscheidung über die Vernichtung von Papieroriginalen sind getrennte Schritte.

Ob ein Original entfallen darf, hängt unter anderem von Dokumentart, Aufbewahrungsanforderungen und möglichen Beweisfragen ab. Ein lesbares PDF allein beantwortet diese Fragen nicht.

Die Technische Richtlinie TR-03138 RESISCAN des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik beschreibt einen Rahmen für das ersetzende Scannen. Sie schafft jedoch keine pauschale Erlaubnis, sämtliche Originale nach der Digitalisierung zu vernichten.

Legen Sie deshalb mit den zuständigen Stellen fest, welche Originale erhalten bleiben, welche Voraussetzungen für eine Vernichtung gelten und wer diese freigibt. Bis zur abgeschlossenen Qualitätsprüfung und geklärten Entscheidung sollte keine Vernichtung erfolgen.

Verbleibende Papieroriginale benötigen weiterhin einen geordneten Ablageort. Ein Verweis in der digitalen Akte kann helfen, sie bei Bedarf wiederzufinden.

Intern scannen oder einen Dienstleister einbinden?

Die Entscheidung hängt vom Umfang, den verfügbaren Ressourcen und den Anforderungen an die Verarbeitung ab.

Bei einer internen Umsetzung benötigen Sie geeignete Arbeitsplätze, geschulte Mitarbeitende und Kapazität für Vorbereitung, Prüfung und Nachbearbeitung. Ein externer Dienstleister kann größere Bestände bearbeiten; dafür müssen Übergaben und Verantwortlichkeiten klar vereinbart werden.

Klären Sie bei externer Verarbeitung insbesondere:

• Sichere Abholung, Transport und Zwischenlagerung.
• Nachvollziehbare Übergabe der Akten und Scanergebnisse.
• Berechtigte Personen und Verarbeitungsorte.
• Datenschutzrechtliche Vereinbarungen.
• Qualitätskriterien und Umgang mit Nacharbeiten.
• Rückgabe oder gesondert freigegebene Vernichtung.
• Umgang mit temporären Dateien nach Projektabschluss.

Planen Sie auch, wie HR während der Bearbeitung auf dringend benötigte Unterlagen zugreifen kann.

Den laufenden Posteingang von Anfang an mitdenken

Während die Bestandsakten digitalisiert werden, entstehen neue Dokumente. Ohne Übergangsregelung kann ein bereits bearbeiteter Ordner erneut Papier enthalten, das im digitalen Bestand fehlt.

Definieren Sie deshalb einen Stichtag oder ein nachvollziehbares Verfahren für nachträglich eingehende Unterlagen. Halten Sie fest, wo neue Dokumente erfasst werden und wie sie mit dem Digitalisierungsstand abgeglichen werden.

Für den späteren Betrieb braucht es einen festen Eingangskanal: Wer scannt neue Papierdokumente? Wer prüft Zuordnung und Dokumentart? Wie werden Fehler korrigiert?

Dokumente, die bereits digital vorliegen, sollten möglichst direkt in den vorgesehenen Prozess gelangen. Ein Ausdruck mit anschließendem Scan erzeugt zusätzliche Arbeit und einen unnötigen Medienwechsel.

Papierpersonalakten mit sensatus digitalisieren

Mit Employee File unterstützen wir die strukturierte Verwaltung von Personaldokumenten im Umfeld von SAP HCM und SuccessFactors.

Unsere Advanced Services ergänzen die Einführung bei Bedarf um Scan- und Digitalisierungsleistungen. Dazu können auch die Auswahl und Koordination externer Spezialisten sowie die Abstimmung der Übergaben gehören.

Gemeinsam betrachten wir den Ausgangsbestand, die digitale Zielstruktur und den Weg von der Papierakte bis zur geprüften Ablage. Welche Leistungen, Kontrollen und Verantwortlichkeiten benötigt werden, legen wir anhand Ihrer Anforderungen fest.

Sie möchten Ihre Papierpersonalakten digitalisieren? Sprechen Sie mit uns über Ihren Aktenbestand und die geplante digitale Personalakte.

Die Entscheidung für eine digitale Personalakte ist gefallen. Im Archiv stehen jedoch noch zahlreiche Ordner: mit Verträgen, Bescheinigungen, handschriftlichen Ergänzungen und unterschiedlich aufgebauten Registern.

Wie wird daraus ein digitaler Bestand, mit dem HR zuverlässig arbeiten kann?

Wer Papierpersonalakten digitalisieren möchte, sollte vor dem ersten Scan festlegen, welche Unterlagen übernommen werden, wie einzelne Dokumente voneinander getrennt werden und welche Informationen ihre spätere Zuordnung ermöglichen. Ebenso wichtig sind die Qualitätsprüfung und ein geregelter Übergang in den laufenden Betrieb.

Das Ergebnis sollte ein nachvollziehbarer Dokumentenbestand sein: lesbar, vollständig im vereinbarten Umfang und in der richtigen Personalakte abgelegt.

1. Den Papierbestand sichten und den Umfang festlegen

Beginnen Sie mit einer Bestandsaufnahme. Wie viele Akten gibt es? Wo werden sie aufbewahrt? Welche Gesellschaften und Beschäftigtengruppen sind betroffen? Existieren zusätzliche Unterlagen in dezentralen Ablagen?

Die Zahl der Ordner allein reicht für die Planung nicht aus. Umfang, Zustand und Aufbau können stark variieren. Eine schmale Akte mit einheitlichen Dokumenten verursacht einen anderen Bearbeitungsaufwand als ein umfangreicher Bestand mit kleinen Belegen, gefalteten Seiten und ungeordneten Anlagen.

Untersuchen Sie deshalb eine repräsentative Auswahl. Berücksichtigen Sie dabei auch ältere Akten und bekannte Sonderfälle.

Legen Sie anschließend den Digitalisierungsumfang fest:

• Welche aktiven und ausgeschiedenen Beschäftigten werden einbezogen?
• Welche Dokumentarten gehören in den Zielbestand?
• Wie werden Kopien, Dubletten und unklare Unterlagen behandelt?
• Welche Dokumente benötigen eine gesonderte Bearbeitung?
• Wer entscheidet bei Zweifelsfällen?

Die Bestandsaufnahme sollte keine ungeprüfte Bereinigung auslösen. Entscheidungen über Aufbewahrung oder Löschung gehören zu den zuständigen fachlichen und rechtlichen Stellen.

2. Die digitale Zielstruktur vor dem Scannen definieren

Die bisherige Registerstruktur kann eine Orientierung bieten. Sie sollte jedoch nicht ungeprüft übernommen werden.

Entscheidend ist, wie HR Dokumente künftig finden und bearbeiten soll. Dazu braucht es verständliche Dokumentarten und einen überschaubaren Satz an Metadaten.

Information	Zweck im digitalen Bestand
Eindeutige Mitarbeiterkennung	Zuordnung zur richtigen Personalakte
Dokumentart	Einordnung und gezielte Suche
Dokumentdatum	Zeitliche Einordnung des Dokuments
Beschäftigungsbezug, soweit erforderlich	Unterscheidung mehrerer Beschäftigungsverhältnisse
Herkunfts- oder Stapelkennung	Rückverfolgung zum Scanvorgang und Papierbestand

Unterscheiden Sie das ursprüngliche Dokumentdatum vom Scandatum. Ein vor Jahren ausgestelltes Dokument wird durch die Digitalisierung nicht zu einem neuen Dokument.

Ein einziges PDF pro Personalakte kann die spätere Suche und dokumentbezogene Steuerung erschweren. Wenn einzelne Dokumentarten unterschiedlich behandelt werden sollen, muss die entsprechende Trennung bereits im Digitalisierungskonzept vorgesehen sein.

Grundlegende Entscheidungen zur Einführung erläutern wir im Beitrag Digitale Personalakte: Was Unternehmen vor der Einführung wissen sollten.

3. Mitarbeiterzuordnung und Aktenkennzeichnung absichern

Bevor Akten zerlegt oder transportiert werden, muss ihre Identität feststehen.

Gleichen Sie die Aktenkennzeichnung mit dem vorgesehenen Mitarbeiterverzeichnis ab. Bei einer SAP-Anbindung sollte geklärt sein, welche Kennungen aus SAP HCM oder SuccessFactors für die Zuordnung verwendet werden.

Ein Name allein genügt dafür nicht zuverlässig. Namensgleichheiten, Namensänderungen oder historische Personalnummern können zu Verwechslungen führen.

Prüfen Sie insbesondere:

• Akten mit unvollständiger oder widersprüchlicher Beschriftung.
• Mitarbeitende mit mehreren Beschäftigungsverhältnissen.
• Wiedereintritte und Gesellschaftswechsel.
• Unterschiedliche Nummernkreise aus mehreren Quellsystemen.

Unklare Zuordnungen gehören in einen geregelten Klärungsprozess. Sie sollten nicht durch Vermutungen beim Scannen oder Importieren ersetzt werden.

Eine eindeutige Stapel- oder Aktenkennung hilft, den Zusammenhang während Vorbereitung, Scan, Prüfung und Rückführung aufrechtzuerhalten.

4. Dokumente vorbereiten und Grenzen erkennen

Die Vorbereitung entscheidet mit darüber, ob Unterlagen vollständig und in der richtigen Reihenfolge erfasst werden.

Heftungen, Klammern und Faltungen müssen so behandelt werden, dass keine Inhalte verloren gehen. Kleine Belege, beschriftete Rückseiten oder aufgeklebte Ergänzungen benötigen besondere Aufmerksamkeit.

Definieren Sie außerdem, wo ein Dokument beginnt und endet. Ein mehrseitiger Vertrag sollte zusammenbleiben; das nächste eigenständige Dokument darf nicht versehentlich angehängt werden.

Vereinfachtes Beispiel: In einem Register liegen ein Arbeitsvertrag, eine spätere Ergänzung und eine Bescheinigung. Werden alle Seiten als eine Datei erfasst, lassen sich die drei Dokumente später nur eingeschränkt getrennt suchen und verwalten. Werden dagegen einzelne Vertragsseiten auseinandergerissen, fehlt der fachliche Zusammenhang.

Trennblätter, Barcodes oder andere Erfassungsverfahren können die Verarbeitung unterstützen. Ihre Verwendung sollte einheitlich beschrieben und im Pilotlauf geprüft werden.

5. Scanqualität und Texterkennung getrennt betrachten

Ein Scan muss den relevanten Inhalt lesbar wiedergeben. Dazu gehören auch schwache Schrift, Randnotizen, Stempel und beschriftete Rückseiten.

Die passenden Einstellungen sollten anhand des tatsächlichen Bestands erprobt werden. Auflösung, Farbe, Kontrast und Komprimierung müssen zusammen ein geeignetes Ergebnis liefern. Eine kleine Datei ist wenig hilfreich, wenn entscheidende Angaben kaum noch erkennbar sind.

Für die Ausgabe sollten Sie mit dem Zielsystem geeignete Dateiformate und gegebenenfalls Anforderungen an die langfristige Aufbewahrung abstimmen.

Texterkennung, häufig als OCR bezeichnet, ergänzt den Scan um maschinenlesbaren Text. Dadurch können Inhalte durchsuchbar werden. OCR ist jedoch keine Bestätigung dafür, dass der Scan vollständig oder fehlerfrei ist.

Auch die automatische Entfernung vermeintlich leerer Seiten sollte geprüft werden. Schwache Vermerke oder Stempel dürfen dabei nicht unbemerkt entfallen.

6. Dokumente klassifizieren und Ergebnisse kontrollieren

Bei der Klassifizierung wird festgelegt, um welche Dokumentart es sich handelt. Diese Einordnung kann manuell, regelbasiert oder mit technischer Unterstützung erfolgen.

Dokumentart und Mitarbeiterzuordnung sind dabei getrennte Aufgaben. Ein System kann einen Arbeitsvertrag korrekt erkennen und ihn trotzdem der falschen Person zuordnen.

Legen Sie deshalb fest, welche Ergebnisse automatisch übernommen werden dürfen und welche geprüft werden müssen. Unklare Dokumentarten, widersprüchliche Angaben und unsichere Erkennungsergebnisse benötigen eine Nachbearbeitung.

Sinnvoll ist eine begrenzte, verständliche Klassifikation. Zu viele schwer unterscheidbare Kategorien erhöhen den Aufwand und können zu uneinheitlicher Ablage führen.

Eine passende Dokumentart ist nicht nur ein Suchmerkmal: Wenn daraus Berechtigungen oder weitere Bearbeitungsregeln abgeleitet werden, muss diese Wirkung bei der Qualitätsprüfung berücksichtigt werden.

7. Qualität im Zielsystem prüfen und abnehmen

Die Qualitätsprüfung sollte den gesamten Weg bis zur digitalen Personalakte abdecken.

Ein technisch erfolgreicher Scan sagt noch nicht, ob die Datei vollständig importiert, korrekt zugeordnet und für die vorgesehenen Personen nutzbar ist.

Für die Abnahme sollten mindestens folgende Prüffelder definiert sein:

Prüffeld	Leitfrage
Lesbarkeit	Sind alle relevanten Inhalte erkennbar?
Vollständigkeit	Wurden die vorgesehenen Dokumente einschließlich ihrer Seiten und Anlagen erfasst?
Dokumentgrenzen	Sind zusammengehörige Seiten korrekt verbunden?
Zuordnung	Liegt das Dokument in der richtigen Personalakte?
Klassifikation	Stimmen Dokumentart und erforderliche Metadaten?
Zugriff	Funktionieren die vorgesehenen Berechtigungen im Zielsystem?

Legen Sie vorab fest, welche Kontrollen vollständig und welche anhand eines begründeten Stichprobenverfahrens durchgeführt werden. Prüfintensität und Nachbearbeitung sollten zum Schutzbedarf und zum Fehlerrisiko passen.

Ein Vergleich der Gesamtzahl allein reicht nicht aus. Fehlende und doppelte Dokumente können sich zahlenmäßig ausgleichen.

Dokumentieren Sie Abweichungen, Nachscans und die abschließende Freigabe. Der Bezug zum Papierbestand sollte erhalten bleiben, solange dieser für die Prüfung benötigt wird.

8. Papieroriginale nicht automatisch vernichten

Die Digitalisierung und die Entscheidung über die Vernichtung von Papieroriginalen sind getrennte Schritte.

Ob ein Original entfallen darf, hängt unter anderem von Dokumentart, Aufbewahrungsanforderungen und möglichen Beweisfragen ab. Ein lesbares PDF allein beantwortet diese Fragen nicht.

Die Technische Richtlinie TR-03138 RESISCAN des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik beschreibt einen Rahmen für das ersetzende Scannen. Sie schafft jedoch keine pauschale Erlaubnis, sämtliche Originale nach der Digitalisierung zu vernichten.

Legen Sie deshalb mit den zuständigen Stellen fest, welche Originale erhalten bleiben, welche Voraussetzungen für eine Vernichtung gelten und wer diese freigibt. Bis zur abgeschlossenen Qualitätsprüfung und geklärten Entscheidung sollte keine Vernichtung erfolgen.

Verbleibende Papieroriginale benötigen weiterhin einen geordneten Ablageort. Ein Verweis in der digitalen Akte kann helfen, sie bei Bedarf wiederzufinden.

Intern scannen oder einen Dienstleister einbinden?

Die Entscheidung hängt vom Umfang, den verfügbaren Ressourcen und den Anforderungen an die Verarbeitung ab.

Bei einer internen Umsetzung benötigen Sie geeignete Arbeitsplätze, geschulte Mitarbeitende und Kapazität für Vorbereitung, Prüfung und Nachbearbeitung. Ein externer Dienstleister kann größere Bestände bearbeiten; dafür müssen Übergaben und Verantwortlichkeiten klar vereinbart werden.

Klären Sie bei externer Verarbeitung insbesondere:

• Sichere Abholung, Transport und Zwischenlagerung.
• Nachvollziehbare Übergabe der Akten und Scanergebnisse.
• Berechtigte Personen und Verarbeitungsorte.
• Datenschutzrechtliche Vereinbarungen.
• Qualitätskriterien und Umgang mit Nacharbeiten.
• Rückgabe oder gesondert freigegebene Vernichtung.
• Umgang mit temporären Dateien nach Projektabschluss.

Planen Sie auch, wie HR während der Bearbeitung auf dringend benötigte Unterlagen zugreifen kann.

Den laufenden Posteingang von Anfang an mitdenken

Während die Bestandsakten digitalisiert werden, entstehen neue Dokumente. Ohne Übergangsregelung kann ein bereits bearbeiteter Ordner erneut Papier enthalten, das im digitalen Bestand fehlt.

Definieren Sie deshalb einen Stichtag oder ein nachvollziehbares Verfahren für nachträglich eingehende Unterlagen. Halten Sie fest, wo neue Dokumente erfasst werden und wie sie mit dem Digitalisierungsstand abgeglichen werden.

Für den späteren Betrieb braucht es einen festen Eingangskanal: Wer scannt neue Papierdokumente? Wer prüft Zuordnung und Dokumentart? Wie werden Fehler korrigiert?

Dokumente, die bereits digital vorliegen, sollten möglichst direkt in den vorgesehenen Prozess gelangen. Ein Ausdruck mit anschließendem Scan erzeugt zusätzliche Arbeit und einen unnötigen Medienwechsel.

Papierpersonalakten mit sensatus digitalisieren

Mit Employee File unterstützen wir die strukturierte Verwaltung von Personaldokumenten im Umfeld von SAP HCM und SuccessFactors.

Unsere Advanced Services ergänzen die Einführung bei Bedarf um Scan- und Digitalisierungsleistungen. Dazu können auch die Auswahl und Koordination externer Spezialisten sowie die Abstimmung der Übergaben gehören.

Gemeinsam betrachten wir den Ausgangsbestand, die digitale Zielstruktur und den Weg von der Papierakte bis zur geprüften Ablage. Welche Leistungen, Kontrollen und Verantwortlichkeiten benötigt werden, legen wir anhand Ihrer Anforderungen fest.

Sie möchten Ihre Papierpersonalakten digitalisieren? Sprechen Sie mit uns über Ihren Aktenbestand und die geplante digitale Personalakte.