Eine digitale Personalakte ist mehr als der Ersatz für den Aktenschrank. Richtig eingeführt, schafft sie die Grundlage für schnelleren Zugriff auf Dokumente, klare Berechtigungen und durchgängige HR-Prozesse.

Die entscheidende Frage lautet deshalb nicht nur:

Wo speichern wir unsere Personaldokumente künftig?

Sondern auch:

• Welche Dokumente gehören in die Personalakte?
• Wie soll die Aktenstruktur aussehen?
• Woher kommen die relevanten Mitarbeiterdaten?
• Wie werden bestehende Dokumente übernommen?
• Wer darf welche Inhalte sehen?
• Wie werden Aufbewahrung und Löschung organisiert?
• Wie fügt sich die Personalakte in SAP HCM, SuccessFactors und weitere Systeme ein?

Wer diese Fragen früh beantwortet, schafft eine deutlich bessere Grundlage für die Auswahl und Einführung einer passenden Lösung.

Erst das Zielbild, dann die Software

Viele Projekte beginnen mit der Suche nach einem geeigneten Produkt. Sinnvoller ist es, zunächst zu klären, was mit der digitalen Personalakte erreicht werden soll.

Geht es vor allem darum, ein Papierarchiv abzulösen? Oder soll die Personalakte Ausgangspunkt für weitere digitale HR-Prozesse werden?

Typische Ziele sind beispielsweise:

• zentraler und schneller Zugriff auf Dokumente
• einheitliche Ablagestrukturen
• klar geregelte Berechtigungen
• automatisierte Dokumentenprozesse
• strukturierte Aufbewahrungs- und Löschprozesse
• Integration in die bestehende HR-Systemlandschaft

Je klarer dieses Zielbild ist, desto leichter lässt sich später beurteilen, welche Architektur und welche Lösung tatsächlich zum Unternehmen passen.

Die Papierakte nicht einfach digital nachbauen

Ein häufiger Fehler besteht darin, die bestehende Papierstruktur möglichst exakt in ein digitales System zu übertragen.

Das ist nicht immer sinnvoll.

Digitale Dokumente können über Metadaten, Filter und Volltextsuche gefunden werden. Dadurch lassen sich Strukturen häufig deutlich einfacher gestalten als in historisch gewachsenen Papierakten.

Vor der Einführung lohnt es sich deshalb zu prüfen:

• Welche Dokumentarten werden tatsächlich benötigt?
• Welche Kategorien sind historisch gewachsen und können entfallen?
• Welche Informationen werden für Suche, Berechtigungen und Löschregeln benötigt?
• Welche Struktur unterstützt die tägliche Arbeit im HR am besten?

Die Einführung einer digitalen Personalakte ist damit auch eine gute Gelegenheit, bestehende Ablagestrukturen zu hinterfragen und zu vereinfachen.

SAP HCM, SuccessFactors oder Hybrid?

Eine digitale Personalakte existiert selten unabhängig von der übrigen HR-Systemlandschaft.

Für die Zuordnung und Verarbeitung von Dokumenten werden Informationen wie Personalnummer, Name, Organisationseinheit oder Beschäftigungsstatus benötigt.

In SAP-geprägten Unternehmen ergeben sich dabei typischerweise drei Szenarien.

SAP HCM ist das führende HR-System

Dann kann die Personalakte unmittelbar an die bestehenden Mitarbeiter- und Organisationsdaten angebunden werden.

SuccessFactors Employee Central ist führend

In diesem Fall sollte die Personalakte in die cloudbasierte HR-Landschaft eingebunden werden. Dabei ist zu klären, welche Daten aus SuccessFactors benötigt werden und welche weiteren Systeme am Prozess beteiligt sind.

SAP HCM und SuccessFactors laufen parallel

Gerade in hybriden Landschaften ist entscheidend, früh festzulegen, welches System für welche Informationen führend ist.

Die digitale Personalakte sollte diese Architektur unterstützen – und keine zusätzliche Dateninsel schaffen.

Migration und Aktenstruktur früh mitdenken

Bei bestehenden Unternehmen startet eine digitale Personalakte selten leer.

Dokumente befinden sich zum Beispiel in Papierarchiven, Netzlaufwerken, SharePoint, bestehenden Archivsystemen oder älteren Personalaktenlösungen.

Deshalb sollte vor der Migration geklärt werden:

• Welche Dokumente sollen tatsächlich übernommen werden?
• Welche historischen Bestände werden nicht mehr benötigt?
• Können Dokumente eindeutig einem Mitarbeitenden zugeordnet werden?
• Sind Dokumentarten und weitere Metadaten vorhanden?
• Wie werden Papierbestände digitalisiert und klassifiziert?

Eine Migration ist damit nicht nur ein technischer Dateiimport. Sie ist auch eine Chance, bestehende Datenbestände zu bereinigen und die neue Struktur von Anfang an sauber aufzusetzen.

Berechtigungen und Löschkonzept gehören ins Projekt

Personaldokumente enthalten sensible Informationen. Ein durchdachtes Berechtigungskonzept sollte deshalb von Beginn an Teil der Planung sein.

Je nach Organisation benötigen beispielsweise HR-Sachbearbeitung, Payroll, Führungskräfte oder Mitarbeitende selbst unterschiedliche Zugriffsrechte. Zusätzlich können einzelne Dokumentarten besonders geschützt werden.

Auch Aufbewahrung und Löschung sollten früh berücksichtigt werden.

Nicht alle Dokumente müssen gleich lange gespeichert werden. Je nach Dokumentart, Zweck und rechtlicher Grundlage können unterschiedliche Anforderungen gelten.

Eine digitale Personalakte sollte deshalb nicht nur Dokumente speichern, sondern auch deren Lebenszyklus strukturiert unterstützen.

Der eigentliche Nutzen beginnt oft nach der Ablage

Eine digitale Personalakte entfaltet ihr Potenzial besonders dann, wenn sie Teil eines durchgängigen Dokumentenprozesses wird.

Ein Beispiel:

Eine Vertragsänderung wird im HR-System angestoßen. Die relevanten Mitarbeiterdaten werden übernommen. Das passende Dokument wird automatisch erzeugt, gegebenenfalls freigegeben und elektronisch unterschrieben. Anschließend wird es der richtigen Personalakte zugeordnet und kann dem Mitarbeitenden digital bereitgestellt werden.

So entsteht eine durchgängige Prozesskette:

Dokumentenerstellung → Workflow → Signatur → Bereitstellung → Archivierung

Die Personalakte ist dann nicht mehr nur Ablageort, sondern Bestandteil eines digitalen End-to-End-Prozesses.

Deshalb lohnt es sich, bereits bei der Einführung zu berücksichtigen, welche angrenzenden Prozesse später angebunden werden sollen.

Fünf Fragen vor dem Projektstart

Bevor eine Lösung ausgewählt oder eingeführt wird, sollten fünf Fragen beantwortet sein:

1. Was möchten wir konkret verbessern?
Geht es vor allem um Archivierung, schnelleren Zugriff oder umfassendere Prozessautomatisierung?

2. Welches HR-System ist führend?
SAP HCM, SuccessFactors oder eine hybride Landschaft?

3. Welche Dokumente sollen übernommen werden?
Und welche historischen Bestände können entfallen?

4. Wie sollen Berechtigungen und Löschprozesse funktionieren?
Diese Themen sollten nicht erst kurz vor dem Go-live betrachtet werden.

5. Welche Prozesse sollen später angebunden werden?
Zum Beispiel Dokumentenerstellung, elektronische Signatur oder digitale Bereitstellung für Mitarbeitende.

Mit dem Prozess beginnen, nicht mit dem Produkt

Die zentrale Frage sollte daher nicht lauten:

„Welche digitale Personalakte sollen wir kaufen?“

Sondern:

„Wie sollen unsere HR-Dokumente künftig entstehen, verarbeitet, gefunden, geschützt und wieder gelöscht werden?“

Wer diese Frage beantwortet, kann wesentlich fundierter entscheiden, welche Architektur und welche Lösung zur eigenen Organisation passen.

Sie beschäftigen sich mit der Einführung einer digitalen Personalakte?

Ob SAP HCM, SuccessFactors oder hybride Systemlandschaft: Mit Employee File verbindet sensatus die digitale Personalakte mit Ihrer bestehenden HR-IT und den angrenzenden Dokumentenprozessen.

Dabei betrachten wir nicht nur die Ablage selbst, sondern auch das Zusammenspiel mit Migration, Berechtigungen, Dokumentenerstellung und weiteren Document Services.