Eine Bescheinigung wird angefordert. HR sucht die passende Word-Vorlage, übernimmt Mitarbeiterdaten aus SAP, prüft den Inhalt und legt die fertige Datei ab. Bei einem einzelnen Dokument ist der Aufwand überschaubar. Wiederholt sich dieser Ablauf täglich, bindet er Zeit und macht jede zusätzliche Variante zur neuen Fehlerquelle.
Mit einer integrierten Dokumentenerstellung lassen sich wiederkehrende Schritte automatisieren. Voraussetzung sind verlässliche Daten, gepflegte Vorlagen und klare Zuständigkeiten. Wer diese Grundlagen zusammen plant, kann den gesamten Weg eines HR-Dokuments vereinfachen: von der Anforderung bis zur richtigen Personalakte.
Wo manuelle Dokumentenerstellung Aufwand verursacht
Das Kopieren von Name und Anschrift ist nur ein Teil der Arbeit. Jemand muss entscheiden, welche Vorlage gilt, ob die Angaben zum vorgesehenen Stichtag passen und wer das Dokument freigeben darf. Anschließend folgen gegebenenfalls Unterschrift, Bereitstellung und Ablage.
Laufen diese Schritte über persönliche Ordner und E-Mails, ist der Bearbeitungsstand schwer nachzuvollziehen. Eine korrigierte Datei kann neben einem älteren Entwurf liegen. Änderungen an einem Textbaustein müssen möglicherweise in mehreren Vorlagen nachgezogen werden. Und selbst ein korrekt erstelltes Dokument hilft wenig, wenn es anschließend in der falschen Akte landet.
Deshalb lohnt es sich, den Ablauf zunächst vollständig aufzunehmen:
- Wo werden Informationen erneut eingegeben?
- Wo wartet ein Dokument auf eine Entscheidung?
- Welche Arbeitsschritte lassen sich anhand eindeutiger Regeln ausführen?
- Wie gelangt die finale Fassung zu den Mitarbeitenden und in die Personalakte?
Welche HR-Dokumente sich für den Einstieg eignen
Ein guter Ausgangspunkt ist ein regelmäßig benötigtes Dokument mit überschaubaren Varianten und klaren Datenquellen. Eine standardisierte Beschäftigungsbescheinigung kann dafür geeigneter sein als ein individuell ausgehandelter Vertrag. Auch wiederkehrende Informationsschreiben lassen sich als erster Anwendungsfall prüfen.
Für die Auswahl zählen neben der Häufigkeit der manuelle Aufwand, die Zahl der Beteiligten und die Verfügbarkeit der benötigten Daten. Rechtliche und fachliche Anforderungen gehören ebenfalls in diese Bewertung.
Aus einer selten benötigten Vorlage mit vielen Sonderfällen sollte nicht allein deshalb das erste Projekt werden, weil sie besonders aufwendig wirkt. Ein klar abgegrenzter Vorgang erleichtert es, die Datenübernahme, Vorlagenlogik und Freigaben zu erproben.
Ein Beispiel: Vom Antrag bis zur fertigen Bescheinigung
Der folgende Ablauf ist ein vereinfachtes Planungsbeispiel für eine Beschäftigungsbescheinigung. Er beschreibt einen möglichen Zielprozess. Auslöser, Prüfungen und Schnittstellen werden für die jeweilige Systemlandschaft festgelegt.
1. Den Vorgang starten und die Person zuordnen
HR eröffnet den Vorgang für die betreffende Person. Dabei stehen Dokumentart, Zweck und gegebenenfalls der relevante Stichtag fest.
Ob später auch ein Self Service den Vorgang auslösen soll, ist eine eigene Entscheidung im Prozessdesign. Für den Einstieg kann es sinnvoll sein, zunächst den Ablauf innerhalb der Personalabteilung zu strukturieren.
2. Die benötigten Daten bereitstellen
Der Prozess übernimmt die vereinbarten Angaben aus der angebundenen Datenquelle. Dazu können Name, Arbeitgeber und Beschäftigungsbeginn gehören.
Für jedes Feld muss feststehen, welches System die maßgebliche Information liefert. Fehlt ein Pflichtwert, sollte eine zuständige Person ihn klären, bevor das Dokument weiterverarbeitet wird.
3. Die gültige Vorlage verwenden
Eine freigegebene Vorlage legt Aufbau und Inhalt fest. Platzhalter werden mit Daten befüllt; vereinbarte Regeln bestimmen erforderliche Textbausteine.
Unterschiede zwischen Gesellschaften oder Sprachen sollten nachvollziehbar abgebildet sein. So muss HR nicht bei jedem Vorgang erneut entscheiden, welche lokale Datei die richtige ist.
4. Inhalt und Freigabe prüfen
Die zuständige Person prüft das erzeugte Dokument. Benötigt der Vorgang eine zusätzliche Freigabe, wird sie als eigener Schritt vorgesehen.
Dabei ist zu unterscheiden, wer Daten korrigieren, Inhalte verändern und das Ergebnis freigeben darf. Auch eine Vertretung sollte festgelegt sein, damit der Vorgang bei Abwesenheit weiterlaufen kann.
5. Unterschrift und Bereitstellung organisieren
Wenn eine Unterschrift erforderlich ist, wird der passende Signaturprozess eingeplant. Welche Form für die konkrete Dokumentart zulässig und erforderlich ist, muss vor der technischen Umsetzung geklärt werden.
Anschließend erhält die betreffende Person das fertige Dokument über den vorgesehenen Bereitstellungskanal.
6. Das finale Dokument ablegen
Der Prozess übergibt die finale Fassung an die vorgesehene Personalakte. Dafür werden eine eindeutige Personenzuordnung und passende Dokumentmerkmale benötigt.
Auch eine fehlgeschlagene Übergabe muss erkennbar sein, damit HR oder der Betrieb sie bearbeiten kann. Erst wenn die vereinbarten Folgeschritte abgeschlossen sind, sollte der Vorgang als erledigt gelten.
Dieses Beispiel macht den Nutzen greifbar: HR kann sich auf die erforderlichen Entscheidungen konzentrieren. Wiederholte Dateneingaben, die Suche nach Vorlagen und manuelle Übergaben werden dort reduziert, wo Daten und Regeln zuverlässig festgelegt sind.
Was in SAP HCM und SuccessFactors vorher zu klären ist
Wenn mehrere HR-Systeme beteiligt sind, braucht jedes Dokument eine nachvollziehbare Datenbasis. Ein Feldname allein reicht dafür nicht aus: Fachliche Bedeutung, Datenquelle und zeitliche Gültigkeit müssen zusammenpassen. Das gilt besonders bei rückwirkenden Bescheinigungen oder künftig wirksamen Änderungen.
Die Projektverantwortlichen sollten daher für jeden benötigten Wert festhalten, wo er gepflegt wird und wie er in die Dokumentenerstellung gelangt. Eine falsche Angabe wird durch automatische Übernahme nicht richtiger. Fachliche Prüfungen und die Behandlung fehlender Werte bleiben Teil des Konzepts.
Ebenso wichtig ist die Abgrenzung der Komponenten. Dokumentenerzeugung, Workflow, elektronische Signatur und Personalakte können verschiedene Lösungen nutzen. Welche Schritte bereits verfügbar sind und welche Anbindungen ergänzt werden müssen, ergibt sich aus der bestehenden Architektur.
Vorlagen und Zuständigkeiten dauerhaft pflegen
Mit der Einführung beginnt der laufende Betrieb. Ändert sich eine Formulierung, braucht es einen Verantwortlichen für die Anpassung und eine geregelte Freigabe. Neue Versionen müssen ab dem vorgesehenen Zeitpunkt verwendet werden. Bereits abgeschlossene Dokumente dürfen dabei nicht versehentlich verändert werden.
Für Änderungen empfiehlt sich ein kleiner Satz repräsentativer Testfälle. Dazu gehören beispielsweise:
- Dokumente für unterschiedliche Gesellschaften,
- Vorgänge mit fehlenden Pflichtwerten,
- Bescheinigungen zu einem abweichenden Stichtag,
- Abläufe mit zusätzlicher Freigabe.
Auch der Weg nach der Erstellung gehört in den Test: Erreicht die freigegebene Fassung die richtige Person und die richtige Akte?
So unterstützt sensatus die Dokumentenerstellung
Mit Document Builder verbindet sensatus Vorlagen und Textbausteine mit Daten aus SAP HCM oder SuccessFactors. Die Lösung unterstützt regelbasierte Dokumentenerstellung, Vorschau und Ausgabe als PDF oder Word. Workflows können Bearbeitung und Freigaben steuern.
Im Zusammenspiel mit ergänzender Signaturintegration und Employee File lässt sich der Ablauf bis zur Aktenablage ausbauen.
Wir begleiten die Konzeption, Einrichtung, Integration und den produktiven Start. Welche Funktionen und ergänzenden Komponenten für Ihren Ablauf benötigt werden, klären wir anhand Ihrer Dokumentarten und Systemlandschaft.
Mit einem klar abgegrenzten Prozess starten
Wählen Sie zunächst einen Dokumenttyp aus und beschreiben Sie den heutigen Ablauf. Erfassen Sie Bearbeitungszeit, Rückfragen und manuelle Übergaben. Daraus entstehen ein prüfbarer Zielprozess und eine Grundlage, um den Nutzen nach der Einführung zu beurteilen. Weitere Dokumentarten können auf den erprobten Bausteinen aufbauen.
Wenn Sie parallel eine digitale Personalakte planen, finden Sie in unserem Beitrag „Digitale Personalakte: Was Unternehmen vor der Einführung wissen sollten“ die wichtigsten Fragen zum Projektstart.
Sie möchten wissen, welcher Ihrer Dokumentenprozesse sich für die Automatisierung eignet? Gemeinsam schauen wir auf Datenquellen, Vorlagen und Freigaben und klären den nächsten sinnvollen Schritt.
