Die Einstellungsentscheidung ist getroffen. Im Bewerbermanagement liegen bereits zahlreiche Informationen vor. Für die Personaladministration beginnt trotzdem häufig ein weiterer manueller Arbeitsschritt: Daten prüfen, fehlende Angaben einholen und den neuen Mitarbeitenden in SAP HCM anlegen.
Dabei entstehen doppelte Eingaben und Rückfragen. Recruiting und Personaladministration benötigen teilweise unterschiedliche Informationen. Zudem muss feststehen, wann ein Datensatz für die Einstellung bereit ist.
Eine Integration zwischen d.vinci und SAP HCM kann vorhandene Recruiting-Daten weiterverwenden und die Anlage automatisieren. Entscheidend sind eindeutige Feldzuordnungen und eine fachliche Prüfung vor der Übernahme.
Wie funktioniert die d.vinci-Integration für SAP HCM?
Die d.vinci Integration für SAP HCM von sensatus verbindet die Datenübernahme mit einem Kontrollpunkt für HR.
Der Ablauf besteht aus drei Schritten:
- Synchronisieren: Neue, in d.vinci als eingestellt markierte Bewerber werden beim Aufruf erkannt und synchronisiert.
- Prüfen: HR kontrolliert die Informationen in einer Fiori-Oberfläche und kann Angaben ergänzen oder korrigieren.
- Anlegen: Nach der Freigabe wird die definierte SAP-HCM-Einstellungsmaßnahme automatisiert durchgeführt.
Die Daten werden dabei anhand eines festgelegten Mappings den vorgesehenen SAP-Feldern und Infotypen zugeordnet. Zusätzliche Felder oder kundenspezifische Prozesslogiken können projektbezogen ergänzt werden.
Optional lassen sich Dokumente anschließend über ArchiveLink an eine angeschlossene Akten- oder Archivlösung übergeben.
1. Festlegen, wann ein Datensatz zur Übernahme bereitsteht
Ein Bewerberdatensatz ist nicht automatisch ein vollständiger Einstellungsdatensatz. Für die Personaladministration können weitere Angaben erforderlich sein, beispielsweise das verbindliche Eintrittsdatum oder die organisatorische Zuordnung.
Recruiting und HR sollten deshalb gemeinsam definieren, welche Voraussetzungen vor der Übergabe erfüllt sein müssen. Ebenso wichtig ist die Frage, welche Informationen bewusst erst im Prüfschritt ergänzt werden.
Der Status „eingestellt“ sollte für alle Beteiligten dieselbe Bedeutung haben. Andernfalls erscheinen Fälle zur Bearbeitung, bei denen wesentliche Entscheidungen noch offen sind.
Auch Änderungen nach der Übergabe benötigen einen klaren Weg. Verschiebt sich der Eintritt oder wird die Einstellung zurückgezogen, muss die Personaladministration erkennen können, ob der Vorgang noch vor der Anlage steht oder bereits in SAP HCM verarbeitet wurde.
Vereinfachtes Beispiel: Eine Bewerberin soll zunächst in Gesellschaft A starten. Vor Vertragsabschluss wird Gesellschaft B vereinbart. Bleibt im Datensatz die ursprüngliche Zuordnung stehen, kann eine technisch erfolgreiche Übernahme fachlich falsch sein. Genau solche Angaben gehören in die Prüfung vor der Freigabe.
2. Datenfelder fachlich zuordnen und gezielt prüfen
Beim Mapping wird festgelegt, welche Information aus d.vinci in welchem SAP-Feld verwendet wird. Ähnliche Feldnamen reichen dafür nicht aus: Auch Bedeutung, Format und zulässige Werte müssen zusammenpassen.
Eine Gesellschaft kann beispielsweise im Recruiting als ausgeschriebener Name und in SAP über einen technischen Schlüssel geführt werden. Diese Werte müssen eindeutig aufeinander abgebildet werden.
Für jedes relevante Feld sollten drei Punkte geklärt sein:
- Quelle: Wo wird die Information verbindlich gepflegt?
- Zuordnung: Wie wird sie im SAP-Einstellungsprozess verwendet?
- Klärung: Wer ergänzt oder korrigiert fehlende beziehungsweise widersprüchliche Angaben?
Die Prüfung durch HR sollte sich auf die entscheidenden Informationen konzentrieren. Ein formal gültiges Datum muss nicht dem vereinbarten Eintritt entsprechen. Eine vorhandene Organisationseinheit muss nicht die richtige sein.
Auch Wiedereintritte und interne Bewerbungen verdienen Aufmerksamkeit. Hier können bereits Personaldaten in SAP HCM existieren. Legen Sie fest, welche Fälle der vorgesehene Ablauf abdeckt und wann eine gesonderte Bearbeitung erforderlich ist. Eine automatische Dublettenprüfung sollte nur vorausgesetzt werden, wenn sie im konkreten Lösungsumfang vereinbart ist.
3. Fehler und nachgelagerte Schritte beherrschbar machen
Für einen verlässlichen Betrieb muss erkennbar sein, ob die Anlage erfolgreich war oder noch Handlungsbedarf besteht.
Fehlt eine Angabe oder scheitert die Verarbeitung, benötigt HR eine verständliche Rückmeldung und einen zuständigen Ansprechpartner. Vor einem erneuten Start sollte geprüft werden können, welche Schritte bereits ausgeführt wurden. So lässt sich vermeiden, dass eine wiederholte Verarbeitung unbeabsichtigt eine zweite Anlage auslöst.
Nach erfolgreicher Übernahme muss außerdem feststehen, wo spätere Änderungen gepflegt werden. Die Zuständigkeit für Personalstammdaten sollte klar an die Personaladministration übergehen.
Die Anlage in SAP HCM bedeutet dabei nicht automatisch, dass sämtliche Voraussetzungen für Payroll, Zeitwirtschaft oder weitere Prozesse erfüllt sind. Welche zusätzlichen Angaben und Freigaben erforderlich bleiben, gehört in das Einführungskonzept.
Welche Bewerbungsunterlagen gehören in die Personalakte?
Neben den Stammdaten können ausgewählte Dokumente für die weitere Personalarbeit relevant sein. Definieren Sie gemeinsam mit HR und den zuständigen Datenschutzverantwortlichen, welche Unterlagen übernommen werden sollen.
Für jede Dokumentart sollten Zielablage, Mitarbeiterzuordnung und Zugriffsrechte feststehen. Eine digitale Personalakte wie Employee File kann die anschließende Verwaltung unterstützen.
Personalstammanlage und Dokumentenübernahme sollten getrennt nachvollziehbar bleiben. Ist der Mitarbeitende bereits angelegt, aber eine Datei noch nicht archiviert, muss diese nachbearbeitet werden können, ohne die Einstellung erneut auszulösen.
Die Übernahme in die Personalakte ersetzt außerdem nicht die separat festzulegenden Aufbewahrungs- und Löschprozesse im Recruiting-System.
Mit einem klar abgegrenzten Prozess starten
Für die Einführung empfiehlt sich ein überschaubarer Einstellungsprozess mit eindeutigem Datenbedarf. Testen Sie diesen gemeinsam mit Recruiting und Personaladministration anhand repräsentativer Fälle.
Neben einer regulären Neueinstellung sollten fehlende Pflichtangaben, geänderte Eintrittsdaten und relevante Sonderfälle berücksichtigt werden. Prüfen Sie dabei das tatsächliche Ergebnis in SAP HCM.
Der Nutzen lässt sich anschließend am Arbeitsalltag messen: Wie viel Zeit benötigt die Übernahme? Wie viele Rückfragen entstehen? Welche manuellen Nacharbeiten bleiben bestehen?
d.vinci und SAP HCM mit sensatus verbinden
Wir unterstützen Sie dabei, Recruiting und Personaladministration durch einen geregelten Übergabeprozess zu verbinden. Gemeinsam klären wir Datenumfang, Prüfungen und erforderliche Erweiterungen.
Sie möchten Bewerberdaten aus d.vinci ohne erneute manuelle Erfassung nach SAP HCM übernehmen? Sprechen Sie mit uns über Ihren Einstellungsprozess.
