Ein Arbeitszeugnis wird angefordert. HR stellt die Stammdaten zusammen, fragt bei der Führungskraft nach der Tätigkeitsbeschreibung und wartet auf die Bewertung. Anschließend entstehen mehrere Dokumentfassungen, Rückfragen und Freigabeschleifen.

Der eigentliche Schreibaufwand ist dabei nur ein Teil der Arbeit. Ebenso wichtig sind vollständige Informationen, klare Zuständigkeiten und nachvollziehbare Entscheidungen.

Wer den Zeugnisprozess in SAP digitalisieren möchte, sollte deshalb den gesamten Ablauf betrachten: von der Anforderung über die fachliche Bewertung bis zur Unterzeichnung, Bereitstellung und Ablage. So lässt sich vermeiden, dass ein digital erzeugtes Dokument anschließend wieder in unübersichtlichen E-Mail-Abstimmungen hängen bleibt.

Was gehört zu einem digitalen Zeugnisprozess?

Ein digitaler Zeugnisprozess verbindet die beteiligten Personen, Daten und Dokumente in einem geregelten Ablauf. Jeder Vorgang sollte erkennen lassen, welcher Schritt abgeschlossen ist, welche Informationen fehlen und wer als Nächstes tätig werden muss.

Ein mögliches Prozessmodell sieht so aus:

Schritt	Ergebnis
Anforderung erfassen	Zeugnisart, Anlass und gewünschter Termin sind bekannt
Daten und Tätigkeiten zusammenstellen	Beschäftigungsdaten und Aufgabenbeschreibung liegen vor
Bewertung einholen	Die verantwortliche Führungskraft hat ihre Einschätzung abgegeben
Entwurf erstellen und prüfen	Inhalte und Formulierungen sind abgestimmt
Freigabe und Unterzeichnung durchführen	Die vorgesehene Endfassung ist ordnungsgemäß unterzeichnet
Bereitstellung und Ablage abschließen	Das Zeugnis wurde bereitgestellt und der Vorgang dokumentiert

Dieses Modell muss an die tatsächlichen Verantwortlichkeiten im Unternehmen angepasst werden. Ein Zwischenzeugnis kann beispielsweise andere Auslöser und Beteiligte haben als ein Zeugnis zum Austritt.

1. Die Anforderung vollständig erfassen

Ein Zeugnisvorgang sollte mit den Informationen starten, die für seine Bearbeitung benötigt werden. Dazu gehören insbesondere die betroffene Person, das Beschäftigungsverhältnis, die Zeugnisart und der relevante Zeitraum.

Unterscheiden Sie beispielsweise zwischen Zwischen- und Endzeugnissen sowie einfachen und qualifizierten Zeugnissen. Beim qualifizierten Zeugnis kommen zur Tätigkeitsbeschreibung Angaben zu Leistung und Verhalten hinzu.

Für die Prozessplanung sind außerdem folgende Fragen wichtig:

• Wer darf eine Anforderung auslösen?
• Welche Ereignisse sollen einen Vorgang vorbereiten oder anstoßen?
• Wer prüft, ob bereits eine passende Anforderung vorliegt?
• Welcher Bearbeitungstermin wird festgelegt?
• Wer übernimmt den Vorgang bei unklarer Zuständigkeit?

Ein im HR-System erfasster Austritt kann ein sinnvoller technischer Auslöser sein. Welche Zeugnisart erstellt werden soll und welche fachlichen Angaben benötigt werden, muss trotzdem eindeutig feststehen.

2. SAP-Stammdaten und Tätigkeitsbeschreibung zusammenführen

Daten aus SAP HCM oder SuccessFactors können die Erstellung unterstützen. Namen, Beschäftigungszeiträume oder organisatorische Zuordnungen müssen dann nicht für jeden Vorgang erneut übertragen werden.

Entscheidend ist allerdings, welche Daten für das konkrete Zeugnis relevant sind. Die aktuelle Stellenbezeichnung bildet einen mehrjährigen Beschäftigungsverlauf nicht zwangsläufig vollständig ab.

Prüfen Sie deshalb:

• Welche Stationen und Funktionen gehören zum betrachteten Zeitraum?
• Welche Aufgaben wurden tatsächlich ausgeübt?
• Sind Führungsverantwortung oder wesentliche Projekte zu berücksichtigen?
• Wer bestätigt die Vollständigkeit der Tätigkeitsbeschreibung?

Eine hinterlegte Stellenbeschreibung kann als Ausgangspunkt dienen. Sie sollte mit der tatsächlichen Tätigkeit abgeglichen werden.

Vereinfachtes Beispiel: Eine Mitarbeiterin hat zunächst im Kundenservice gearbeitet und später die Teamleitung übernommen. Für ihr Endzeugnis reicht es nicht, nur die derzeitige Funktion aus dem Stammdatensatz zu übernehmen. Der relevante Verlauf und die jeweiligen Aufgaben müssen berücksichtigt werden.

3. Die Bewertung strukturiert einholen

Die fachliche Bewertung ist eine Aufgabe der dafür verantwortlichen Führungskraft. Ein digitales System kann diese Einschätzung strukturiert abfragen und ihre Weiterverarbeitung unterstützen.

Definieren Sie dafür verständliche Bewertungskriterien. Führungskräfte sollten erkennen können, was bewertet wird und wie ihre Auswahl im späteren Dokument verwendet wird.

Neben vorgegebenen Kategorien kann Raum für individuelle Angaben erforderlich sein. Besondere Aufgaben, Leistungen oder Verantwortlichkeiten lassen sich nicht immer ausreichend über Standardfelder beschreiben.

Klären Sie außerdem, wer bewertet, wenn die aktuelle Führungskraft nur einen Teil des Beschäftigungszeitraums kennt. Bei längeren Zeiträumen oder internen Wechseln kann es sinnvoll sein, mehrere fachliche Beiträge einzuholen und ihre Zusammenführung festzulegen.

Die abschließende Beurteilung sollte nicht allein daraus entstehen, dass ein System Einzelbewertungen rechnerisch zusammenfasst. Verantwortliche müssen prüfen, ob die Gesamtaussage dem konkreten Fall entspricht.

4. Aus der Bewertung einen stimmigen Entwurf erstellen

Vorlagen und Textbausteine können wiederkehrende Formulierungsarbeit reduzieren. Sie unterstützen einen einheitlichen Aufbau und helfen, freigegebene Inhalte gezielt zu verwenden.

Ein schlüssiges Zeugnis entsteht jedoch erst, wenn seine Bestandteile zusammenpassen. Tätigkeitsbeschreibung, Einzelbewertungen und zusammenfassende Aussagen sollten ein konsistentes Gesamtbild ergeben.

Bei der Prüfung des Entwurfs sollten insbesondere folgende Punkte betrachtet werden:

• Sind Person, Beschäftigungszeitraum und Tätigkeiten korrekt?
• Passen die verwendeten Textbausteine zur fachlichen Bewertung?
• Entstehen Widersprüche zwischen einzelnen Abschnitten?
• Sind individuelle Ergänzungen verständlich und angemessen eingeordnet?
• Stimmen Sprache, Anrede und grammatische Bezüge?

Auch juristisch geprüfte Textbausteine ersetzen die Prüfung des fertigen Dokuments im Einzelfall nicht. Ihre Kombination und nachträgliche Freitextergänzungen können die Gesamtaussage verändern.

Wie sich die allgemeine Dokumentenerstellung mit SAP-Daten strukturieren lässt, erläutern wir im Beitrag HR-Dokumente mit SAP automatisch erstellen: Von Stammdaten über Freigaben bis zur Ablage.

5. Rückfragen und Freigaben im Vorgang halten

Ein digitaler Ablauf sollte Rückfragen an den richtigen Bearbeitungsschritt zurückführen. Fehlt eine Tätigkeit, muss die zuständige Person sie ergänzen können. Ist eine Bewertung unklar, sollte erkennbar sein, welche Klärung benötigt wird.

Dazu braucht es geregelte Zuständigkeiten und Vertretungen. Legen Sie fest, wer bei Abwesenheit übernimmt und wie unbearbeitete Aufgaben nachverfolgt werden.

Besonders wichtig ist die Verbindung zwischen Freigabe und Dokumentfassung. Eine Freigabe sollte sich auf einen eindeutig bestimmbaren Stand beziehen. Wird dieser anschließend inhaltlich geändert, muss geregelt sein, welche Prüfung erneut erforderlich wird.

„Freigegeben“ und „unterzeichnet“ sind unterschiedliche Prozesszustände. Die interne Zustimmung zu einem Entwurf ersetzt nicht die erforderliche Unterzeichnung des Zeugnisses.

6. Digitale Erstellung und elektronische Ausstellung unterscheiden

Ein Zeugnis kann vollständig digital vorbereitet werden und anschließend auf Papier unterschrieben werden. Die Digitalisierung des internen Prozesses setzt also nicht voraus, dass auch die Ausstellung elektronisch erfolgt.

Nach § 109 Absatz 3 Gewerbeordnung kann ein Arbeitszeugnis mit Einwilligung des Arbeitnehmers in elektronischer Form erteilt werden. Für die elektronische Form nach § 126a BGB muss der Aussteller seinen Namen hinzufügen und das Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen.

Ein PDF mit eingefügtem Unterschriftsbild oder eine einfache elektronische Signatur erfüllt diese Formanforderung nicht.

Für die Umsetzung sollten Sie deshalb festlegen:

• Wie die Einwilligung zur elektronischen Ausstellung eingeholt und dokumentiert wird.
• Wer zur Unterzeichnung berechtigt ist.
• Wie die qualifizierte elektronische Signatur eingebunden wird.
• Wie das elektronisch signierte Original bereitgestellt und erhalten bleibt.
• Welcher Papierprozess verwendet wird, wenn keine entsprechende Einwilligung vorliegt.

Die konkrete Ausgestaltung sollte mit den zuständigen arbeitsrechtlichen Stellen abgestimmt werden. Eine vorhandene Signaturintegration ist darauf zu prüfen, ob sie das benötigte Signaturniveau und den vorgesehenen Ablauf unterstützt.

7. Bereitstellung und Ablage getrennt abschließen

Die Ablage in der internen Personalakte und die Bereitstellung an die betreffende Person erfüllen unterschiedliche Aufgaben. Beides sollte im Prozess berücksichtigt werden.

Definieren Sie, welches Dokument als finale Fassung gilt und wie es eindeutig dem Vorgang zugeordnet wird. Bei einer elektronischen Ausstellung ist das signierte elektronische Original maßgeblich; bei einem Papierprozess sind der Umgang mit dem unterzeichneten Original und der internen Ablagekopie festzulegen.

Für die Ablage können beispielsweise folgende Angaben relevant sein:

• Zeugnisart und betroffene Person.
• Zugehöriges Beschäftigungsverhältnis.
• Ausstellungsdatum.
• Dokumentstatus und Verbindung zum Vorgang.

Mit einer digitalen Personalakte wie Employee File lässt sich die interne Dokumentenverwaltung in die HR-Systemlandschaft einbinden. Welche Fassung übernommen wird und wie die erfolgreiche Ablage bestätigt wird, gehört in das Integrationskonzept.

Berücksichtigen Sie bei der Bereitstellung auch ausgeschiedene Mitarbeitende. Ein bereits deaktivierter Unternehmensaccount darf den vorgesehenen Übergabeweg nicht unbrauchbar machen.

8. Berechtigungen und Sonderfälle mitplanen

Entwürfe, interne Bewertungsangaben und finale Zeugnisse benötigen nicht zwangsläufig denselben Empfängerkreis.

Legen Sie fest, welche Informationen Führungskräfte, HR, Vertretungen und Mitarbeitende im jeweiligen Prozessschritt sehen dürfen. Eine mögliche Beteiligung der Mitarbeitenden an der Tätigkeitsbeschreibung bedeutet beispielsweise nicht automatisch Zugriff auf sämtliche internen Bewertungsnotizen.

Testen Sie außerdem typische Sonderfälle:

• Die zuständige Führungskraft verlässt das Unternehmen.
• Eine Person hatte mehrere Funktionen oder Vorgesetzte.
• Ein Antrag wird zurückgezogen oder versehentlich doppelt gestellt.
• Nach einer Freigabe ist eine inhaltliche Änderung erforderlich.
• Nach der Ausstellung wird eine Berichtigung notwendig.
• Signatur, Bereitstellung oder Ablage schlagen fehl.

Für Berichtigungen sollte ein nachvollziehbarer Folgeprozess vorgesehen sein. Eine bereits ausgestellte Fassung darf nicht unbemerkt durch einen neuen Entwurf ersetzt werden.

Den Zeugnisprozess schrittweise einführen

Für den Einstieg eignet sich eine klar abgegrenzte Zeugnisart mit überschaubaren Varianten. An diesem Beispiel lassen sich Datenquellen, Verantwortlichkeiten und Übergaben konkret erproben.

Testen Sie den Ablauf gemeinsam mit HR und Führungskräften anhand repräsentativer Fälle. Prüfen Sie neben dem fertigen Dokument auch Rückfragen, Vertretungen und den Abschluss des Vorgangs.

Für die spätere Verbesserung helfen wenige gezielte Kennzahlen: Wie lange dauert die Bewertung? Wie oft werden Entwürfe zurückgegeben? An welchen Übergaben bleiben Vorgänge liegen?

So wird sichtbar, ob Anpassungen an Vorlagen, Zuständigkeiten oder Arbeitsschritten den größten Nutzen bringen.

Zeugnisprozesse mit sensatus und Reference Letter digitalisieren

Mit Reference Letter unterstützen wir die strukturierte Erstellung von Arbeitszeugnissen im Umfeld von SAP HCM und SuccessFactors.

Die Lösung verbindet Stammdaten, Zeugnisvorlagen, Textbausteine und ein Bewertungssystem mit geführten Bearbeitungsschritten. Anforderung, Bewertung, Prüfung, Freigabe und Ablage können so zusammenhängend organisiert werden.

Wir begleiten die Konzeption, Einrichtung und Integration sowie Tests und Einführung. Gemeinsam klären wir, welche Rollen, Varianten und Übergaben Ihr Unternehmen benötigt und wie Unterzeichnung und Bereitstellung in den Gesamtprozess eingebunden werden.

Sie möchten Ihren Zeugnisprozess in SAP digitalisieren? Sprechen Sie mit uns über Ihre bisherigen Abläufe und die Anforderungen von HR und Führungskräften.

Ein Arbeitszeugnis wird angefordert. HR stellt die Stammdaten zusammen, fragt bei der Führungskraft nach der Tätigkeitsbeschreibung und wartet auf die Bewertung. Anschließend entstehen mehrere Dokumentfassungen, Rückfragen und Freigabeschleifen.

Der eigentliche Schreibaufwand ist dabei nur ein Teil der Arbeit. Ebenso wichtig sind vollständige Informationen, klare Zuständigkeiten und nachvollziehbare Entscheidungen.

Wer den Zeugnisprozess in SAP digitalisieren möchte, sollte deshalb den gesamten Ablauf betrachten: von der Anforderung über die fachliche Bewertung bis zur Unterzeichnung, Bereitstellung und Ablage. So lässt sich vermeiden, dass ein digital erzeugtes Dokument anschließend wieder in unübersichtlichen E-Mail-Abstimmungen hängen bleibt.

Was gehört zu einem digitalen Zeugnisprozess?

Ein digitaler Zeugnisprozess verbindet die beteiligten Personen, Daten und Dokumente in einem geregelten Ablauf. Jeder Vorgang sollte erkennen lassen, welcher Schritt abgeschlossen ist, welche Informationen fehlen und wer als Nächstes tätig werden muss.

Ein mögliches Prozessmodell sieht so aus:

Schritt	Ergebnis
Anforderung erfassen	Zeugnisart, Anlass und gewünschter Termin sind bekannt
Daten und Tätigkeiten zusammenstellen	Beschäftigungsdaten und Aufgabenbeschreibung liegen vor
Bewertung einholen	Die verantwortliche Führungskraft hat ihre Einschätzung abgegeben
Entwurf erstellen und prüfen	Inhalte und Formulierungen sind abgestimmt
Freigabe und Unterzeichnung durchführen	Die vorgesehene Endfassung ist ordnungsgemäß unterzeichnet
Bereitstellung und Ablage abschließen	Das Zeugnis wurde bereitgestellt und der Vorgang dokumentiert

Dieses Modell muss an die tatsächlichen Verantwortlichkeiten im Unternehmen angepasst werden. Ein Zwischenzeugnis kann beispielsweise andere Auslöser und Beteiligte haben als ein Zeugnis zum Austritt.

1. Die Anforderung vollständig erfassen

Ein Zeugnisvorgang sollte mit den Informationen starten, die für seine Bearbeitung benötigt werden. Dazu gehören insbesondere die betroffene Person, das Beschäftigungsverhältnis, die Zeugnisart und der relevante Zeitraum.

Unterscheiden Sie beispielsweise zwischen Zwischen- und Endzeugnissen sowie einfachen und qualifizierten Zeugnissen. Beim qualifizierten Zeugnis kommen zur Tätigkeitsbeschreibung Angaben zu Leistung und Verhalten hinzu.

Für die Prozessplanung sind außerdem folgende Fragen wichtig:

• Wer darf eine Anforderung auslösen?
• Welche Ereignisse sollen einen Vorgang vorbereiten oder anstoßen?
• Wer prüft, ob bereits eine passende Anforderung vorliegt?
• Welcher Bearbeitungstermin wird festgelegt?
• Wer übernimmt den Vorgang bei unklarer Zuständigkeit?

Ein im HR-System erfasster Austritt kann ein sinnvoller technischer Auslöser sein. Welche Zeugnisart erstellt werden soll und welche fachlichen Angaben benötigt werden, muss trotzdem eindeutig feststehen.

2. SAP-Stammdaten und Tätigkeitsbeschreibung zusammenführen

Daten aus SAP HCM oder SuccessFactors können die Erstellung unterstützen. Namen, Beschäftigungszeiträume oder organisatorische Zuordnungen müssen dann nicht für jeden Vorgang erneut übertragen werden.

Entscheidend ist allerdings, welche Daten für das konkrete Zeugnis relevant sind. Die aktuelle Stellenbezeichnung bildet einen mehrjährigen Beschäftigungsverlauf nicht zwangsläufig vollständig ab.

Prüfen Sie deshalb:

• Welche Stationen und Funktionen gehören zum betrachteten Zeitraum?
• Welche Aufgaben wurden tatsächlich ausgeübt?
• Sind Führungsverantwortung oder wesentliche Projekte zu berücksichtigen?
• Wer bestätigt die Vollständigkeit der Tätigkeitsbeschreibung?

Eine hinterlegte Stellenbeschreibung kann als Ausgangspunkt dienen. Sie sollte mit der tatsächlichen Tätigkeit abgeglichen werden.

Vereinfachtes Beispiel: Eine Mitarbeiterin hat zunächst im Kundenservice gearbeitet und später die Teamleitung übernommen. Für ihr Endzeugnis reicht es nicht, nur die derzeitige Funktion aus dem Stammdatensatz zu übernehmen. Der relevante Verlauf und die jeweiligen Aufgaben müssen berücksichtigt werden.

3. Die Bewertung strukturiert einholen

Die fachliche Bewertung ist eine Aufgabe der dafür verantwortlichen Führungskraft. Ein digitales System kann diese Einschätzung strukturiert abfragen und ihre Weiterverarbeitung unterstützen.

Definieren Sie dafür verständliche Bewertungskriterien. Führungskräfte sollten erkennen können, was bewertet wird und wie ihre Auswahl im späteren Dokument verwendet wird.

Neben vorgegebenen Kategorien kann Raum für individuelle Angaben erforderlich sein. Besondere Aufgaben, Leistungen oder Verantwortlichkeiten lassen sich nicht immer ausreichend über Standardfelder beschreiben.

Klären Sie außerdem, wer bewertet, wenn die aktuelle Führungskraft nur einen Teil des Beschäftigungszeitraums kennt. Bei längeren Zeiträumen oder internen Wechseln kann es sinnvoll sein, mehrere fachliche Beiträge einzuholen und ihre Zusammenführung festzulegen.

Die abschließende Beurteilung sollte nicht allein daraus entstehen, dass ein System Einzelbewertungen rechnerisch zusammenfasst. Verantwortliche müssen prüfen, ob die Gesamtaussage dem konkreten Fall entspricht.

4. Aus der Bewertung einen stimmigen Entwurf erstellen

Vorlagen und Textbausteine können wiederkehrende Formulierungsarbeit reduzieren. Sie unterstützen einen einheitlichen Aufbau und helfen, freigegebene Inhalte gezielt zu verwenden.

Ein schlüssiges Zeugnis entsteht jedoch erst, wenn seine Bestandteile zusammenpassen. Tätigkeitsbeschreibung, Einzelbewertungen und zusammenfassende Aussagen sollten ein konsistentes Gesamtbild ergeben.

Bei der Prüfung des Entwurfs sollten insbesondere folgende Punkte betrachtet werden:

• Sind Person, Beschäftigungszeitraum und Tätigkeiten korrekt?
• Passen die verwendeten Textbausteine zur fachlichen Bewertung?
• Entstehen Widersprüche zwischen einzelnen Abschnitten?
• Sind individuelle Ergänzungen verständlich und angemessen eingeordnet?
• Stimmen Sprache, Anrede und grammatische Bezüge?

Auch juristisch geprüfte Textbausteine ersetzen die Prüfung des fertigen Dokuments im Einzelfall nicht. Ihre Kombination und nachträgliche Freitextergänzungen können die Gesamtaussage verändern.

Wie sich die allgemeine Dokumentenerstellung mit SAP-Daten strukturieren lässt, erläutern wir im Beitrag HR-Dokumente mit SAP automatisch erstellen: Von Stammdaten über Freigaben bis zur Ablage.

5. Rückfragen und Freigaben im Vorgang halten

Ein digitaler Ablauf sollte Rückfragen an den richtigen Bearbeitungsschritt zurückführen. Fehlt eine Tätigkeit, muss die zuständige Person sie ergänzen können. Ist eine Bewertung unklar, sollte erkennbar sein, welche Klärung benötigt wird.

Dazu braucht es geregelte Zuständigkeiten und Vertretungen. Legen Sie fest, wer bei Abwesenheit übernimmt und wie unbearbeitete Aufgaben nachverfolgt werden.

Besonders wichtig ist die Verbindung zwischen Freigabe und Dokumentfassung. Eine Freigabe sollte sich auf einen eindeutig bestimmbaren Stand beziehen. Wird dieser anschließend inhaltlich geändert, muss geregelt sein, welche Prüfung erneut erforderlich wird.

„Freigegeben“ und „unterzeichnet“ sind unterschiedliche Prozesszustände. Die interne Zustimmung zu einem Entwurf ersetzt nicht die erforderliche Unterzeichnung des Zeugnisses.

6. Digitale Erstellung und elektronische Ausstellung unterscheiden

Ein Zeugnis kann vollständig digital vorbereitet werden und anschließend auf Papier unterschrieben werden. Die Digitalisierung des internen Prozesses setzt also nicht voraus, dass auch die Ausstellung elektronisch erfolgt.

Nach § 109 Absatz 3 Gewerbeordnung kann ein Arbeitszeugnis mit Einwilligung des Arbeitnehmers in elektronischer Form erteilt werden. Für die elektronische Form nach § 126a BGB muss der Aussteller seinen Namen hinzufügen und das Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen.

Ein PDF mit eingefügtem Unterschriftsbild oder eine einfache elektronische Signatur erfüllt diese Formanforderung nicht.

Für die Umsetzung sollten Sie deshalb festlegen:

• Wie die Einwilligung zur elektronischen Ausstellung eingeholt und dokumentiert wird.
• Wer zur Unterzeichnung berechtigt ist.
• Wie die qualifizierte elektronische Signatur eingebunden wird.
• Wie das elektronisch signierte Original bereitgestellt und erhalten bleibt.
• Welcher Papierprozess verwendet wird, wenn keine entsprechende Einwilligung vorliegt.

Die konkrete Ausgestaltung sollte mit den zuständigen arbeitsrechtlichen Stellen abgestimmt werden. Eine vorhandene Signaturintegration ist darauf zu prüfen, ob sie das benötigte Signaturniveau und den vorgesehenen Ablauf unterstützt.

7. Bereitstellung und Ablage getrennt abschließen

Die Ablage in der internen Personalakte und die Bereitstellung an die betreffende Person erfüllen unterschiedliche Aufgaben. Beides sollte im Prozess berücksichtigt werden.

Definieren Sie, welches Dokument als finale Fassung gilt und wie es eindeutig dem Vorgang zugeordnet wird. Bei einer elektronischen Ausstellung ist das signierte elektronische Original maßgeblich; bei einem Papierprozess sind der Umgang mit dem unterzeichneten Original und der internen Ablagekopie festzulegen.

Für die Ablage können beispielsweise folgende Angaben relevant sein:

• Zeugnisart und betroffene Person.
• Zugehöriges Beschäftigungsverhältnis.
• Ausstellungsdatum.
• Dokumentstatus und Verbindung zum Vorgang.

Mit einer digitalen Personalakte wie Employee File lässt sich die interne Dokumentenverwaltung in die HR-Systemlandschaft einbinden. Welche Fassung übernommen wird und wie die erfolgreiche Ablage bestätigt wird, gehört in das Integrationskonzept.

Berücksichtigen Sie bei der Bereitstellung auch ausgeschiedene Mitarbeitende. Ein bereits deaktivierter Unternehmensaccount darf den vorgesehenen Übergabeweg nicht unbrauchbar machen.

8. Berechtigungen und Sonderfälle mitplanen

Entwürfe, interne Bewertungsangaben und finale Zeugnisse benötigen nicht zwangsläufig denselben Empfängerkreis.

Legen Sie fest, welche Informationen Führungskräfte, HR, Vertretungen und Mitarbeitende im jeweiligen Prozessschritt sehen dürfen. Eine mögliche Beteiligung der Mitarbeitenden an der Tätigkeitsbeschreibung bedeutet beispielsweise nicht automatisch Zugriff auf sämtliche internen Bewertungsnotizen.

Testen Sie außerdem typische Sonderfälle:

• Die zuständige Führungskraft verlässt das Unternehmen.
• Eine Person hatte mehrere Funktionen oder Vorgesetzte.
• Ein Antrag wird zurückgezogen oder versehentlich doppelt gestellt.
• Nach einer Freigabe ist eine inhaltliche Änderung erforderlich.
• Nach der Ausstellung wird eine Berichtigung notwendig.
• Signatur, Bereitstellung oder Ablage schlagen fehl.

Für Berichtigungen sollte ein nachvollziehbarer Folgeprozess vorgesehen sein. Eine bereits ausgestellte Fassung darf nicht unbemerkt durch einen neuen Entwurf ersetzt werden.

Den Zeugnisprozess schrittweise einführen

Für den Einstieg eignet sich eine klar abgegrenzte Zeugnisart mit überschaubaren Varianten. An diesem Beispiel lassen sich Datenquellen, Verantwortlichkeiten und Übergaben konkret erproben.

Testen Sie den Ablauf gemeinsam mit HR und Führungskräften anhand repräsentativer Fälle. Prüfen Sie neben dem fertigen Dokument auch Rückfragen, Vertretungen und den Abschluss des Vorgangs.

Für die spätere Verbesserung helfen wenige gezielte Kennzahlen: Wie lange dauert die Bewertung? Wie oft werden Entwürfe zurückgegeben? An welchen Übergaben bleiben Vorgänge liegen?

So wird sichtbar, ob Anpassungen an Vorlagen, Zuständigkeiten oder Arbeitsschritten den größten Nutzen bringen.

Zeugnisprozesse mit sensatus und Reference Letter digitalisieren

Mit Reference Letter unterstützen wir die strukturierte Erstellung von Arbeitszeugnissen im Umfeld von SAP HCM und SuccessFactors.

Die Lösung verbindet Stammdaten, Zeugnisvorlagen, Textbausteine und ein Bewertungssystem mit geführten Bearbeitungsschritten. Anforderung, Bewertung, Prüfung, Freigabe und Ablage können so zusammenhängend organisiert werden.

Wir begleiten die Konzeption, Einrichtung und Integration sowie Tests und Einführung. Gemeinsam klären wir, welche Rollen, Varianten und Übergaben Ihr Unternehmen benötigt und wie Unterzeichnung und Bereitstellung in den Gesamtprozess eingebunden werden.

Sie möchten Ihren Zeugnisprozess in SAP digitalisieren? Sprechen Sie mit uns über Ihre bisherigen Abläufe und die Anforderungen von HR und Führungskräften.