Die digitale Personalakte soll sich in die bestehende HR-Systemlandschaft einfügen. Doch was bedeutet das konkret, wenn SAP HCM im Einsatz ist, SAP SuccessFactors eingeführt werden soll oder beide Systeme parallel genutzt werden?
Entscheidend ist, welches System welche Daten bereitstellt, wie Dokumente zugeordnet werden und wo HR mit ihnen arbeitet. Diese Entscheidungen beeinflussen den täglichen Betrieb ebenso wie eine spätere Transformation.
Eine passende Architektur verbindet die Personalakte mit den benötigten HR-Daten und Dokumentenprozessen. Gleichzeitig legt sie fest, wie Zugriffe gesteuert, Änderungen verarbeitet und Fehler erkannt werden.
Was bedeutet die Anbindung einer digitalen Personalakte?
Der Begriff „SAP-Anbindung“ kann unterschiedliche Funktionen beschreiben. Ein Aufruf der Personalakte aus einer SAP-Oberfläche ist etwas anderes als die automatische Übernahme von Stammdaten oder die Ablage eines neu erstellten Dokuments.
Für die Planung lohnt es sich, vier Bereiche getrennt zu betrachten:
| Bereich | Zentrale Architekturfrage |
|---|---|
| Stammdaten | Welches System liefert Mitarbeiterkennungen, Beschäftigungsdaten und organisatorische Zuordnungen? |
| Dokumente | Wo entstehen Dateien, wo werden sie dauerhaft verwaltet und wie gelangen sie dorthin? |
| Benutzerzugriff | Aus welcher Oberfläche öffnen HR und gegebenenfalls Mitarbeitende die Akte? |
| Berechtigungen | Wo und anhand welcher Informationen wird über den Zugriff entschieden? |
Diese Bereiche müssen zusammenspielen. Sie müssen aber nicht alle im selben System liegen.
So kann eine Personalakte aus einem HR-System heraus aufgerufen werden, während die Dokumente in einer angebundenen Dokumentenlösung verwaltet werden. Aus der sichtbaren Oberfläche allein lässt sich deshalb nicht ableiten, wo Dateien gespeichert oder Zugriffsrechte geprüft werden.
Drei Ausgangssituationen für die Architektur
Für eine digitale Personalakte im SAP-Umfeld lassen sich drei typische Ausgangssituationen unterscheiden. Sie dienen der Orientierung; die konkrete Ausgestaltung hängt von Ihrer Systemlandschaft ab.
1. SAP HCM führt die relevanten HR-Stammdaten
Wenn Mitarbeiter- und Beschäftigungsdaten in SAP HCM gepflegt werden, ist dieses System ein naheliegender Ausgangspunkt für die Versorgung der Personalakte.
Zu klären ist, welche Daten tatsächlich benötigt werden: etwa die eindeutige Mitarbeiterzuordnung, Gesellschaft, Organisationseinheit oder der Beschäftigungsstatus. Ebenso wichtig ist, wann Änderungen in der Akte verfügbar sein müssen.
Für den Arbeitsalltag stellt sich außerdem die Frage, aus welcher Oberfläche HR auf Dokumente zugreift und welche bestehenden Prozesse Dokumente an die Akte übergeben sollen.
Diese Ausrichtung passt, wenn SAP HCM die benötigten Daten und Prozesse weiterhin führt. Eine geplante SuccessFactors-Einführung sollte trotzdem berücksichtigt werden, insbesondere bei Kennungen, Schnittstellen und Zugriffsmöglichkeiten.
2. Employee Central führt die relevanten HR-Stammdaten
Wenn SAP SuccessFactors Employee Central das führende System für die benötigten Mitarbeiterdaten ist, sollte die Versorgung der Personalakte darauf ausgerichtet werden.
Dabei ist die Unterscheidung zwischen SuccessFactors insgesamt und Employee Central wichtig: Der Einsatz einzelner SuccessFactors-Module bedeutet noch nicht, dass dort auch die maßgeblichen HR-Stammdaten gepflegt werden.
Für die Anbindung sollten Sie festlegen, welche Informationen aus Employee Central stammen, wie Änderungen übernommen werden und wie die Akte im vorgesehenen Arbeitsablauf erreichbar ist.
Ein Wechsel des führenden Stammdatensystems beantwortet noch nicht automatisch die Frage nach dem Dokumentenspeicher. Diese Entscheidung sollte anhand der benötigten Dokumentenfunktionen, Integrationen und Betriebsanforderungen getroffen werden.
3. SAP HCM und SuccessFactors werden parallel genutzt
In einer hybriden Landschaft können Daten und Prozesse auf mehrere Systeme verteilt sein.
Ein konkretes Modell ist Core Hybrid: Employee Central führt die zentralen HR-Stammdaten, während beispielsweise Payroll oder Zeitwirtschaft weiterhin im angebundenen On-Premise-System laufen. Nicht jede parallele Nutzung von SAP HCM und SuccessFactors entspricht diesem Modell.
Für die Personalakte können dadurch unterschiedliche Quellen relevant werden. Mitarbeiterdaten stammen beispielsweise aus Employee Central, während bestimmte Dokumente weiterhin in einem HCM-Prozess entstehen.
Hier braucht es klare Regeln: Welches System liefert welche Informationen? Welche Quelle hat bei Abweichungen Vorrang? Und wie wird verhindert, dass zwei Systeme dieselbe Akte unabhängig voneinander anlegen oder verändern?
Die Anzahl der angebundenen Systeme ist weniger entscheidend als eine eindeutige Verantwortung für Daten und Prozesse.
Welche Datenquelle soll die Personalakte versorgen?
Legen Sie die Datenführung für die benötigten Informationen ausdrücklich fest. Die pauschale Aussage „SAP ist führend“ reicht in einer Landschaft mit mehreren SAP-Systemen nicht aus.
Eine kompakte Zuordnung hilft:
- Welches System liefert die Identität der Person und ihres Beschäftigungsverhältnisses?
- Wo werden Gesellschaft und organisatorische Zuordnung gepflegt?
- Woher kommen Eintritt, Austritt und relevante Statusänderungen?
- Welche Quelle liefert Informationen für die Zugriffssteuerung?
Die fachlich führende Quelle und der technische Übertragungsweg können sich unterscheiden. Daten können beispielsweise über eine Integrationsplattform oder ein bereits versorgtes Zwischensystem bereitgestellt werden. Entscheidend ist, dass Herkunft, Aktualität und Verantwortlichkeit nachvollziehbar bleiben.
Prüfen Sie außerdem, ob die Personalakte alle vorgesehenen Daten benötigt. Jede zusätzliche Übernahme erzeugt Aufwand für Mapping, Aktualisierung und Betrieb.
Wie bleiben Dokumente der richtigen Person zugeordnet?
Eine zentrale Architekturentscheidung betrifft die Kennungen.
In SAP HCM und Employee Central existieren unterschiedliche Identifikatoren. Employee Central unterscheidet unter anderem zwischen Person ID und User ID; bei mehreren Beschäftigungen können einer Person mehrere User IDs zugeordnet sein. Kennungen aus beiden Systemen sollten deshalb nicht ungeprüft gleichgesetzt werden.
Definieren Sie, ob die Akte auf Personenebene geführt wird und wie beschäftigungsbezogene Dokumente darin unterschieden werden. Berücksichtigen Sie auch Wiedereintritte, Gesellschaftswechsel und mehrere parallele Beschäftigungen.
Ein vereinfachtes Beispiel: Eine Person erhält im Zuge eines Wechsels eine neue Kennung im angebundenen System. Ohne geregelte Zuordnung könnte eine zweite Akte entstehen oder ein neues Dokument nicht mehr zur bisherigen Akte passen.
Die Architektur sollte daher festlegen, wie bestehende und neue Kennungen zusammengeführt werden. Diese Zuordnung muss auch nach einem Wechsel des führenden HR-Systems funktionieren.
Wo werden Dokumente verwaltet – und wo nur angezeigt?
Für jede relevante Dokumentart sollte feststehen, welches System den maßgeblichen Dokumentbestand verwaltet.
Wird ein Dokument in einer angebundenen Personalakte gespeichert, kann ein anderes System darauf verweisen oder es über eine integrierte Ansicht anzeigen. Falls zusätzliche Kopien benötigt werden, müssen deren Zweck und Lebenszyklus geklärt sein.
Andernfalls entstehen praktische Fragen: Welche Version ist aktuell? Wo wird eine Korrektur vorgenommen? Welche Kopie wird Mitarbeitenden bereitgestellt?
Auch der Eingang neuer Dokumente gehört zur Architektur. Eine automatisierte Dokumentenerstellung benötigt eine eindeutige Zielakte, die passende Dokumentart und eine Rückmeldung über die erfolgreiche Ablage.
Wie dieser Prozess aufgebaut werden kann, erläutern wir im Beitrag HR-Dokumente mit SAP automatisch erstellen: Von Stammdaten über Freigaben bis zur Ablage.
Wie werden Benutzerzugriff und Berechtigungen verbunden?
Ein komfortabler Aufruf der Personalakte und ein korrekt begrenzter Zugriff sind zwei eigenständige Anforderungen.
Single Sign-on kann eine erneute Anmeldung vermeiden. Es legt jedoch nicht automatisch fest, welche Akten und Dokumente eine angemeldete Person sehen darf.
Für die Architektur sollten Sie deshalb klären:
- Wie wird der angemeldete Benutzer gegenüber der Dokumentenlösung identifiziert?
- Welche Rollen und Zuständigkeiten bestimmen seinen Zugriff?
- Wo werden diese Regeln gepflegt und ausgewertet?
- Wie schnell wirken Rollenwechsel oder entzogene Berechtigungen?
- Wie werden technische Zugriffe von persönlichen Benutzerzugriffen getrennt?
Besondere Aufmerksamkeit verdienen organisatorische Änderungen. Wechselt eine HR-Fachkraft den Zuständigkeitsbereich, muss der Zugriff entsprechend angepasst werden. Historische Dokumentinformationen und aktuelle Zugriffsrechte sollten dabei bewusst getrennt betrachtet werden.
Testen Sie Zugriffe über alle vorgesehenen Wege – einschließlich Suche, Vorschau, Download und direktem Dokumentaufruf.
Wie aktuell müssen die Daten sein?
Nicht jede Information muss in Echtzeit übertragen werden. Die erforderliche Aktualität ergibt sich aus dem Prozess.
Für die Anzeige einer allgemeinen Stammdatenänderung kann eine regelmäßige Synchronisation ausreichen. Wenn ein Dokument unmittelbar nach der Anlage eines Beschäftigungsverhältnisses abgelegt werden soll, muss die benötigte Zuordnung rechtzeitig verfügbar sein.
Legen Sie deshalb fest, was bei verzögerten oder fehlerhaften Übertragungen passiert. Ein Dokument mit unbekannter Mitarbeiterkennung sollte beispielsweise in einem nachvollziehbaren Klärungsprozess landen.
Zum Betrieb gehören außerdem ein erkennbarer Verarbeitungsstatus, zuständige Ansprechpartner und ein geregelter Wiederanlauf. Wiederholte Übertragungen sollten keine zusätzlichen Akten oder unbeabsichtigten Dokumentduplikate erzeugen.
Einen späteren Wechsel zu SuccessFactors vorbereiten
Eine digitale Personalakte kann bereits sinnvoll sein, während die weitere HR-Transformation noch geplant wird.
Damit sie langfristig nutzbar bleibt, sollten Sie heutige und künftige Anforderungen nebeneinanderstellen:
| Entscheidung | Heute festlegen | Für den späteren Wechsel prüfen |
|---|---|---|
| Mitarbeiterzuordnung | Verwendete Kennungen und Sonderfälle | Verbindung zu künftigen Kennungen |
| Stammdatenversorgung | Quelle und Aktualisierung | Umstellung der Datenführung |
| Benutzerzugriff | Einstieg und Anmeldung | Künftige Oberflächen und Identitäten |
| Dokumenteneingang | Erzeugende Systeme und Ablagewege | Weiterbetrieb oder Anpassung der Prozesse |
| Berechtigungen | Rollen und Zuständigkeiten | Übertragung und erneute Prüfung der Regeln |
Ein Wechsel des führenden Stammdatensystems muss nicht zwangsläufig eine erneute Migration aller Dokumente auslösen. Ob der bestehende Bestand weitergenutzt werden kann, hängt von der Dokumentenlösung und ihrer Architektur ab.
Auch bei unverändertem Dokumentenspeicher bleiben daher Anpassungen an Datenversorgung, Zuordnung oder Zugriff zu prüfen.
Welche Architektur passt zu Ihrem Unternehmen?
Die passende Architektur ergibt sich aus Ihrer heutigen Systemlandschaft, den benötigten Arbeitsabläufen und den konkret geplanten Veränderungen.
Für eine erste Bewertung sollten Sie diese Fragen beantworten können:
- Welches System führt die für die Personalakte benötigten Daten?
- Wie werden Personen und Beschäftigungsverhältnisse systemübergreifend zugeordnet?
- Wo liegt der maßgebliche Dokumentbestand?
- Aus welchen Prozessen entstehen neue Dokumente?
- Wie werden Zugriffe geprüft und Änderungen an Berechtigungen umgesetzt?
- Wer erkennt und bearbeitet Integrationsfehler?
- Welche Bestandteile müssen bei einer späteren Transformation angepasst werden?
Mit diesen Antworten entsteht eine belastbare Grundlage für die technische Ausgestaltung und die Bewertung passender Lösungen.
Digitale Personalakten mit sensatus integrieren
Mit Employee File begleiten wir die Einführung digitaler Personalakten im Umfeld von SAP HCM und SAP SuccessFactors.
Gemeinsam betrachten wir Datenquellen, Aktenstruktur, Berechtigungen und Dokumentenprozesse. Darauf aufbauend gestalten wir die Anbindung an Ihre HR-Systemlandschaft und begleiten Konfiguration, Tests und Produktivsetzung.
Wenn zunächst die übergreifende Ausrichtung Ihrer HR-Systeme geklärt werden soll, unterstützen wir Sie mit unserem Strategie Consulting.
Sie möchten Ihre digitale Personalakte an SAP HCM oder SuccessFactors anbinden? Sprechen Sie mit uns über Ihre bestehenden Systeme und Ihre Zielarchitektur.
Die digitale Personalakte soll sich in die bestehende HR-Systemlandschaft einfügen. Doch was bedeutet das konkret, wenn SAP HCM im Einsatz ist, SAP SuccessFactors eingeführt werden soll oder beide Systeme parallel genutzt werden?
Entscheidend ist, welches System welche Daten bereitstellt, wie Dokumente zugeordnet werden und wo HR mit ihnen arbeitet. Diese Entscheidungen beeinflussen den täglichen Betrieb ebenso wie eine spätere Transformation.
Eine passende Architektur verbindet die Personalakte mit den benötigten HR-Daten und Dokumentenprozessen. Gleichzeitig legt sie fest, wie Zugriffe gesteuert, Änderungen verarbeitet und Fehler erkannt werden.
Was bedeutet die Anbindung einer digitalen Personalakte?
Der Begriff „SAP-Anbindung“ kann unterschiedliche Funktionen beschreiben. Ein Aufruf der Personalakte aus einer SAP-Oberfläche ist etwas anderes als die automatische Übernahme von Stammdaten oder die Ablage eines neu erstellten Dokuments.
Für die Planung lohnt es sich, vier Bereiche getrennt zu betrachten:
| Bereich | Zentrale Architekturfrage |
|---|---|
| Stammdaten | Welches System liefert Mitarbeiterkennungen, Beschäftigungsdaten und organisatorische Zuordnungen? |
| Dokumente | Wo entstehen Dateien, wo werden sie dauerhaft verwaltet und wie gelangen sie dorthin? |
| Benutzerzugriff | Aus welcher Oberfläche öffnen HR und gegebenenfalls Mitarbeitende die Akte? |
| Berechtigungen | Wo und anhand welcher Informationen wird über den Zugriff entschieden? |
Diese Bereiche müssen zusammenspielen. Sie müssen aber nicht alle im selben System liegen.
So kann eine Personalakte aus einem HR-System heraus aufgerufen werden, während die Dokumente in einer angebundenen Dokumentenlösung verwaltet werden. Aus der sichtbaren Oberfläche allein lässt sich deshalb nicht ableiten, wo Dateien gespeichert oder Zugriffsrechte geprüft werden.
Drei Ausgangssituationen für die Architektur
Für eine digitale Personalakte im SAP-Umfeld lassen sich drei typische Ausgangssituationen unterscheiden. Sie dienen der Orientierung; die konkrete Ausgestaltung hängt von Ihrer Systemlandschaft ab.
1. SAP HCM führt die relevanten HR-Stammdaten
Wenn Mitarbeiter- und Beschäftigungsdaten in SAP HCM gepflegt werden, ist dieses System ein naheliegender Ausgangspunkt für die Versorgung der Personalakte.
Zu klären ist, welche Daten tatsächlich benötigt werden: etwa die eindeutige Mitarbeiterzuordnung, Gesellschaft, Organisationseinheit oder der Beschäftigungsstatus. Ebenso wichtig ist, wann Änderungen in der Akte verfügbar sein müssen.
Für den Arbeitsalltag stellt sich außerdem die Frage, aus welcher Oberfläche HR auf Dokumente zugreift und welche bestehenden Prozesse Dokumente an die Akte übergeben sollen.
Diese Ausrichtung passt, wenn SAP HCM die benötigten Daten und Prozesse weiterhin führt. Eine geplante SuccessFactors-Einführung sollte trotzdem berücksichtigt werden, insbesondere bei Kennungen, Schnittstellen und Zugriffsmöglichkeiten.
2. Employee Central führt die relevanten HR-Stammdaten
Wenn SAP SuccessFactors Employee Central das führende System für die benötigten Mitarbeiterdaten ist, sollte die Versorgung der Personalakte darauf ausgerichtet werden.
Dabei ist die Unterscheidung zwischen SuccessFactors insgesamt und Employee Central wichtig: Der Einsatz einzelner SuccessFactors-Module bedeutet noch nicht, dass dort auch die maßgeblichen HR-Stammdaten gepflegt werden.
Für die Anbindung sollten Sie festlegen, welche Informationen aus Employee Central stammen, wie Änderungen übernommen werden und wie die Akte im vorgesehenen Arbeitsablauf erreichbar ist.
Ein Wechsel des führenden Stammdatensystems beantwortet noch nicht automatisch die Frage nach dem Dokumentenspeicher. Diese Entscheidung sollte anhand der benötigten Dokumentenfunktionen, Integrationen und Betriebsanforderungen getroffen werden.
3. SAP HCM und SuccessFactors werden parallel genutzt
In einer hybriden Landschaft können Daten und Prozesse auf mehrere Systeme verteilt sein.
Ein konkretes Modell ist Core Hybrid: Employee Central führt die zentralen HR-Stammdaten, während beispielsweise Payroll oder Zeitwirtschaft weiterhin im angebundenen On-Premise-System laufen. Nicht jede parallele Nutzung von SAP HCM und SuccessFactors entspricht diesem Modell.
Für die Personalakte können dadurch unterschiedliche Quellen relevant werden. Mitarbeiterdaten stammen beispielsweise aus Employee Central, während bestimmte Dokumente weiterhin in einem HCM-Prozess entstehen.
Hier braucht es klare Regeln: Welches System liefert welche Informationen? Welche Quelle hat bei Abweichungen Vorrang? Und wie wird verhindert, dass zwei Systeme dieselbe Akte unabhängig voneinander anlegen oder verändern?
Die Anzahl der angebundenen Systeme ist weniger entscheidend als eine eindeutige Verantwortung für Daten und Prozesse.
Welche Datenquelle soll die Personalakte versorgen?
Legen Sie die Datenführung für die benötigten Informationen ausdrücklich fest. Die pauschale Aussage „SAP ist führend“ reicht in einer Landschaft mit mehreren SAP-Systemen nicht aus.
Eine kompakte Zuordnung hilft:
- Welches System liefert die Identität der Person und ihres Beschäftigungsverhältnisses?
- Wo werden Gesellschaft und organisatorische Zuordnung gepflegt?
- Woher kommen Eintritt, Austritt und relevante Statusänderungen?
- Welche Quelle liefert Informationen für die Zugriffssteuerung?
Die fachlich führende Quelle und der technische Übertragungsweg können sich unterscheiden. Daten können beispielsweise über eine Integrationsplattform oder ein bereits versorgtes Zwischensystem bereitgestellt werden. Entscheidend ist, dass Herkunft, Aktualität und Verantwortlichkeit nachvollziehbar bleiben.
Prüfen Sie außerdem, ob die Personalakte alle vorgesehenen Daten benötigt. Jede zusätzliche Übernahme erzeugt Aufwand für Mapping, Aktualisierung und Betrieb.
Wie bleiben Dokumente der richtigen Person zugeordnet?
Eine zentrale Architekturentscheidung betrifft die Kennungen.
In SAP HCM und Employee Central existieren unterschiedliche Identifikatoren. Employee Central unterscheidet unter anderem zwischen Person ID und User ID; bei mehreren Beschäftigungen können einer Person mehrere User IDs zugeordnet sein. Kennungen aus beiden Systemen sollten deshalb nicht ungeprüft gleichgesetzt werden.
Definieren Sie, ob die Akte auf Personenebene geführt wird und wie beschäftigungsbezogene Dokumente darin unterschieden werden. Berücksichtigen Sie auch Wiedereintritte, Gesellschaftswechsel und mehrere parallele Beschäftigungen.
Ein vereinfachtes Beispiel: Eine Person erhält im Zuge eines Wechsels eine neue Kennung im angebundenen System. Ohne geregelte Zuordnung könnte eine zweite Akte entstehen oder ein neues Dokument nicht mehr zur bisherigen Akte passen.
Die Architektur sollte daher festlegen, wie bestehende und neue Kennungen zusammengeführt werden. Diese Zuordnung muss auch nach einem Wechsel des führenden HR-Systems funktionieren.
Wo werden Dokumente verwaltet – und wo nur angezeigt?
Für jede relevante Dokumentart sollte feststehen, welches System den maßgeblichen Dokumentbestand verwaltet.
Wird ein Dokument in einer angebundenen Personalakte gespeichert, kann ein anderes System darauf verweisen oder es über eine integrierte Ansicht anzeigen. Falls zusätzliche Kopien benötigt werden, müssen deren Zweck und Lebenszyklus geklärt sein.
Andernfalls entstehen praktische Fragen: Welche Version ist aktuell? Wo wird eine Korrektur vorgenommen? Welche Kopie wird Mitarbeitenden bereitgestellt?
Auch der Eingang neuer Dokumente gehört zur Architektur. Eine automatisierte Dokumentenerstellung benötigt eine eindeutige Zielakte, die passende Dokumentart und eine Rückmeldung über die erfolgreiche Ablage.
Wie dieser Prozess aufgebaut werden kann, erläutern wir im Beitrag HR-Dokumente mit SAP automatisch erstellen: Von Stammdaten über Freigaben bis zur Ablage.
Wie werden Benutzerzugriff und Berechtigungen verbunden?
Ein komfortabler Aufruf der Personalakte und ein korrekt begrenzter Zugriff sind zwei eigenständige Anforderungen.
Single Sign-on kann eine erneute Anmeldung vermeiden. Es legt jedoch nicht automatisch fest, welche Akten und Dokumente eine angemeldete Person sehen darf.
Für die Architektur sollten Sie deshalb klären:
- Wie wird der angemeldete Benutzer gegenüber der Dokumentenlösung identifiziert?
- Welche Rollen und Zuständigkeiten bestimmen seinen Zugriff?
- Wo werden diese Regeln gepflegt und ausgewertet?
- Wie schnell wirken Rollenwechsel oder entzogene Berechtigungen?
- Wie werden technische Zugriffe von persönlichen Benutzerzugriffen getrennt?
Besondere Aufmerksamkeit verdienen organisatorische Änderungen. Wechselt eine HR-Fachkraft den Zuständigkeitsbereich, muss der Zugriff entsprechend angepasst werden. Historische Dokumentinformationen und aktuelle Zugriffsrechte sollten dabei bewusst getrennt betrachtet werden.
Testen Sie Zugriffe über alle vorgesehenen Wege – einschließlich Suche, Vorschau, Download und direktem Dokumentaufruf.
Wie aktuell müssen die Daten sein?
Nicht jede Information muss in Echtzeit übertragen werden. Die erforderliche Aktualität ergibt sich aus dem Prozess.
Für die Anzeige einer allgemeinen Stammdatenänderung kann eine regelmäßige Synchronisation ausreichen. Wenn ein Dokument unmittelbar nach der Anlage eines Beschäftigungsverhältnisses abgelegt werden soll, muss die benötigte Zuordnung rechtzeitig verfügbar sein.
Legen Sie deshalb fest, was bei verzögerten oder fehlerhaften Übertragungen passiert. Ein Dokument mit unbekannter Mitarbeiterkennung sollte beispielsweise in einem nachvollziehbaren Klärungsprozess landen.
Zum Betrieb gehören außerdem ein erkennbarer Verarbeitungsstatus, zuständige Ansprechpartner und ein geregelter Wiederanlauf. Wiederholte Übertragungen sollten keine zusätzlichen Akten oder unbeabsichtigten Dokumentduplikate erzeugen.
Einen späteren Wechsel zu SuccessFactors vorbereiten
Eine digitale Personalakte kann bereits sinnvoll sein, während die weitere HR-Transformation noch geplant wird.
Damit sie langfristig nutzbar bleibt, sollten Sie heutige und künftige Anforderungen nebeneinanderstellen:
| Entscheidung | Heute festlegen | Für den späteren Wechsel prüfen |
|---|---|---|
| Mitarbeiterzuordnung | Verwendete Kennungen und Sonderfälle | Verbindung zu künftigen Kennungen |
| Stammdatenversorgung | Quelle und Aktualisierung | Umstellung der Datenführung |
| Benutzerzugriff | Einstieg und Anmeldung | Künftige Oberflächen und Identitäten |
| Dokumenteneingang | Erzeugende Systeme und Ablagewege | Weiterbetrieb oder Anpassung der Prozesse |
| Berechtigungen | Rollen und Zuständigkeiten | Übertragung und erneute Prüfung der Regeln |
Ein Wechsel des führenden Stammdatensystems muss nicht zwangsläufig eine erneute Migration aller Dokumente auslösen. Ob der bestehende Bestand weitergenutzt werden kann, hängt von der Dokumentenlösung und ihrer Architektur ab.
Auch bei unverändertem Dokumentenspeicher bleiben daher Anpassungen an Datenversorgung, Zuordnung oder Zugriff zu prüfen.
Welche Architektur passt zu Ihrem Unternehmen?
Die passende Architektur ergibt sich aus Ihrer heutigen Systemlandschaft, den benötigten Arbeitsabläufen und den konkret geplanten Veränderungen.
Für eine erste Bewertung sollten Sie diese Fragen beantworten können:
- Welches System führt die für die Personalakte benötigten Daten?
- Wie werden Personen und Beschäftigungsverhältnisse systemübergreifend zugeordnet?
- Wo liegt der maßgebliche Dokumentbestand?
- Aus welchen Prozessen entstehen neue Dokumente?
- Wie werden Zugriffe geprüft und Änderungen an Berechtigungen umgesetzt?
- Wer erkennt und bearbeitet Integrationsfehler?
- Welche Bestandteile müssen bei einer späteren Transformation angepasst werden?
Mit diesen Antworten entsteht eine belastbare Grundlage für die technische Ausgestaltung und die Bewertung passender Lösungen.
Digitale Personalakten mit sensatus integrieren
Mit Employee File begleiten wir die Einführung digitaler Personalakten im Umfeld von SAP HCM und SAP SuccessFactors.
Gemeinsam betrachten wir Datenquellen, Aktenstruktur, Berechtigungen und Dokumentenprozesse. Darauf aufbauend gestalten wir die Anbindung an Ihre HR-Systemlandschaft und begleiten Konfiguration, Tests und Produktivsetzung.
Wenn zunächst die übergreifende Ausrichtung Ihrer HR-Systeme geklärt werden soll, unterstützen wir Sie mit unserem Strategie Consulting.
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