Employee File
Die digitale Personalakte für SAP HCM und SuccessFactors.
Mitarbeiterdokumente zentral verwalten, sicher steuern und direkt in Ihre SAP-HR-Prozesse integrieren – heute in SAP HCM und morgen ebenso in SuccessFactors.
SAP-integriert statt Insellösung
Zukunftssicher für HCM & SuccessFactors
Schnell implementierbar
Mehr als eine digitale Ablage
Personaldokumente gehören in einen integrierten HR-Prozess.
Papierakten, verteilte Ablageorte und manuelle Prozesse kosten Zeit und erschweren die strukturierte Verwaltung sensibler Personaldokumente. Employee File bündelt Mitarbeiterdokumente in einer zentralen digitalen Personalakte und verbindet sie direkt mit Ihrer bestehenden SAP-HR-Landschaft.
Alles an einem Ort
Relevante Personaldokumente werden zentral strukturiert und direkt dem jeweiligen Mitarbeiter zugeordnet.
Weniger manuelle Arbeit
Suche, Ablage, Wiedervorlagen und definierte Dokumentenprozesse lassen sich effizienter organisieren.
Klare Zugriffssteuerung
Sensible Informationen werden über Rollen und Berechtigungen gezielt geschützt und nachvollziehbar bereitgestellt.
Basis für weitere Digitalisierung
Die digitale Personalakte schafft die Grundlage für durchgängige Dokumentenprozesse – von der Erstellung bis zur Archivierung.
Warum Employee File?
Mehr Struktur. Weniger Medienbrüche. Mehr Zukunftssicherheit.
Employee File ist keine zusätzliche Dokumentenablage neben SAP, sondern ein integrierter Baustein Ihrer HR-Systemlandschaft.
01
Direkt in SAP integriert
Nutzung der vorhandenen Stammdaten aus SAP HCM oder SAP SuccessFactors – ohne doppelte Datenpflege.
02
Bereit für SuccessFactors
Heute mit SAP HCM starten und die Personalakte bei der weiteren Transformation Richtung SuccessFactors weiter nutzen.
03
Sicher & nachvollziehbar
Rollen, Zugriffe, Löschfristen und sensible Dokumentenprozesse gezielt steuern und transparent nachvollziehen.
04
Schnell produktiv
Eine standardisierte Lösung mit überschaubarem Implementierungsaufwand – ohne daraus ein jahrelanges Transformationsprojekt zu machen.
Funktionen
Alles, was eine moderne digitale Personalakte braucht.
Employee File bündelt die tägliche Dokumentenarbeit in einer zentralen, strukturierten Oberfläche und unterstützt HR bei Verwaltung, Compliance und Zusammenarbeit.
Flexible Akten- und Dokumentenstrukturen
Individuell konfigurierbar und an bestehende HR-Strukturen anpassbar.
Schnelle Suche & klare Übersicht
Volltextsuche, Dokumentenvorschau, Wiedervorlagen und verschiedene Darstellungsoptionen.
Berechtigungen & Compliance
Differenzierte Rollen, Vollständigkeitsprüfungen und regelbasierte Gültigkeits- und Löschprozesse.
Flexible Dokumentenerfassung
Upload, Import, E-Mail, Massenverarbeitung und weitere Wege für die strukturierte Ablage.
Funktionen & Möglichkeiten
Flexibel genug für Ihre Aktenstruktur. Standardisiert genug für eine schnelle Einführung.
Employee File deckt die zentralen Anforderungen an eine moderne digitale Personalakte ab – von der Dokumentenverwaltung bis zu Compliance- und Kontrollfunktionen.
Aktenstruktur
Individuell konfigurierbare Akten- und Dokumentenarten mit unterschiedlichen Darstellungsoptionen.
Suche
Volltextsuche innerhalb einzelner Akten und über den gesamten Dokumentenbestand.
Wiedervorlagen
Erinnerungen und Notizen unterstützen die tägliche Bearbeitung von Dokumenten und Akten.
Vollständigkeit
Definierte Pflichtdokumente und Metadaten können systematisch geprüft werden.
Löschregeln
Gültigkeiten, Aufbewahrungs- und Löschprozesse lassen sich regelbasiert steuern.
Berechtigungen
Zugriffe können bis auf Akten-, Dokument- und Funktionsebene differenziert konfiguriert werden.
Historie
Änderungen und laufende Prozesse bleiben transparent und nachvollziehbar.
Dokumentenerfassung
Dokumente können über verschiedene Upload-, Import- und Integrationswege übernommen werden.
Reporting
Status, Qualität und ausgewählte Dokumentenprozesse lassen sich übersichtlich auswerten.
Investitionssicherheit
Heute SAP HCM. Morgen SuccessFactors.
SuccessFactors wird für viele Unternehmen zum zentralen Zukunftsthema. Employee File kann in einer klassischen SAP-HCM-On-Premise-Landschaft starten und ebenso mit SAP SuccessFactors genutzt werden. So bleibt die Entscheidung für die Personalakte unabhängig vom Tempo Ihrer HR-Transformation.
SAP HCM
Employee File
SuccessFactors
Einführung & Migration
Neu starten oder bestehende Personalakte ablösen.
Beide Ausgangssituationen gehören für uns zum Alltag. Sensatus begleitet die Einführung fachlich und technisch bis zum Go-live.
Neueinführung
Vom Konzept zur produktiven Akte.
Wir übernehmen Konzeption, Konfiguration, SAP-Integration, Import, Tests, Schulung und Go-live-Begleitung. Ein typisches Standardprojekt ist bewusst schlank und planbar aufgebaut.
- Akten- und Dokumentenstruktur
- Rollen- und Berechtigungskonzept
- Importkonfiguration & Tests
- Go-live und Übergabe
Ablösung & Migration
Bestehende Akten sicher übernehmen.
Bei bestehenden digitalen Personalakten entwickeln wir die Extraktion passend zum jeweiligen Altsystem und begleiten den technischen Weg bis in Employee File.
- Individuell angepasste Extraktion
- Skalierbarer Export, z. B. über SFTP
- Kontrollierter Import in Employee File
- Technische Vollständigkeitsprüfung
Migration bestehender Personalakten
Mehr als nur Dokumente von A nach B verschieben.
Bei der Ablösung bestehender digitaler Personalakten wird die technische Migration an das jeweilige Altsystem angepasst. Bestehende Aktenstrukturen und Dokumenttypen können übernommen und kontrolliert in Employee File überführt werden.
1. Altsystem analysieren
Bestehende Strukturen, Dokumenttypen und technische Zugriffsmöglichkeiten werden aufgenommen.
2. Extraktion anpassen
Bewährte Templates werden an das konkrete Quellsystem und seine Datenstruktur angepasst.
3. Export & Import
Dokumente und Metadaten werden skalierbar bereitgestellt und kontrolliert in Employee File übernommen.
4. Vollständigkeit prüfen
Export und Import werden technisch abgeglichen, um die vollständige Übernahme nachvollziehen zu können.
Von der Konzeption zum Go-live
Einführung mit überschaubarem Projektaufwand.
Employee File ist standardisiert aufgebaut und zugleich flexibel konfigurierbar. Dadurch lassen sich typische Einführungsprojekte klar strukturieren und zügig umsetzen.
01
Analyse & Konzeption
Aktenstruktur, Dokumentarten, Berechtigungen und Einbindung in die HR-Landschaft gemeinsam definieren.
02
Konfiguration & Integration
Employee File einrichten und mit SAP HCM oder SuccessFactors verbinden.
03
Test & Qualität
Import, Rollen, Prozesse und relevante Funktionen gemeinsam prüfen.
04
Go-live & Schulung
Anwender vorbereiten, Produktivsetzung begleiten und sauber in den Regelbetrieb übergeben.
End-to-End statt Einzellösung
Die Personalakte ist oft erst der Anfang.
Für viele Unternehmen ist Employee File das Einstiegsprojekt in eine durchgängige HR-Digitalisierung. Im Zusammenspiel mit weiteren Lösungen entstehen Prozesse, die von der Dokumentenerstellung bis zur Ablage komplett digital laufen.
Document Builder
Dokument automatisiert erzeugen
Digitale Signatur
z. B. mit DocuSign unterschreiben
Employee File
automatisch in der Personalakte ablegen
Employee File mit Sensatus
Nicht nur Software einführen. HR-Prozesse richtig integrieren.
Wir begleiten Employee-File-Projekte über den gesamten Projektverlauf – von der ersten Konzeption bis zum produktiven Einsatz. Dabei verbinden wir tiefe Produktkenntnis mit Erfahrung in SAP HCM, SuccessFactors und digitalen Dokumentenprozessen.
Beratung & Konzeption
vom ersten Workshop bis zur Zielstruktur
SAP-Integration
SAP HCM und SuccessFactors
Migration
vom Standardimport bis zur individuellen Extraktion
Go-live
Tests, Schulung und Produktivsetzung
Konzeption
Strukturen, Prozesse und Berechtigungen gemeinsam definieren.
Implementierung
Konfiguration und Integration in SAP HCM oder SuccessFactors.
Migration & Qualitätssicherung
Vom Standardimport bis zur individuellen Ablösung eines Altsystems.
Go-live
Tests, Schulung, Produktivsetzung und saubere Übergabe.
Nächster Schritt
Passt Employee File zu Ihrer SAP-HR-Landschaft?
Ob Neueinführung, Ablösung einer bestehenden Personalakte oder Vorbereitung auf SuccessFactors: Wir schauen uns Ihre Ausgangssituation gemeinsam an.