.digitale Personalakte

Traditionell ist der Personalbereich sehr dokumentenorientiert: Arbeitsverträge, Zeugnisse, Bescheinigungen – Eine digitale Personalakte bündelt alle relevanten Informationen und Dokumente zu Ihrer wichtigsten Ressource und ist eng mit SAP ERP Human Capital Management (HCM) und SAP SuccessFactors verzahnt. Auch das Thema Datenschutz wird großgeschrieben: Auf Basis des SAP-Berechtigungsmanagement sind die hochsensiblen Personaldaten davor geschützt in falsche Hände zu geraten. Außerdem sammelt die digitale Personalakte nicht nur Dokumente, sondern erhöht nachhaltig die Transparenz innerhalb ihres HCM-Prozessmanagements. Selbstverständlich ist die digitale Personalakte auch über SAP Fiori / HTML5 Technologien mobil verfügbar und lässt sich darüber hinaus auch mit ESS-/MSS-Szenarien verknüpfen.

Der Datenaustausch mit den Annahmestellen der Krankenkassen, der Finanzverwaltung oder der ZfA erfolgen heutzutage elektronisch und nahezu automatisiert. Arbeitsverträge, Zeugnisse und Bescheinigungen hingegen liegen in vielen Unternehmen nur auf Papier vor. Kurz: Die Personalakte ist noch analog. Der dadurch resultierende administrative Aufwand ist enorm und das Fehler- und Verlustrisiko von und in wichtigen Dokumenten ist durch Medienbrüche sehr hoch. Eine digitale Personalakte bringt Sicherheit und Transparenz in ihr Personalmanagement.

Die tägliche Arbeit in Personalabteilungen ist in vielen Fällen geprägt von zeitfressenden Routineaufgaben. Akten werden herausgesucht, am Schreibtisch bearbeitet und wieder weggehängt – Und dann noch das: Das gesuchte Dokument war nicht in der Akte oder im schlimmsten Fall ist die ganze Akte verschwunden. Höchste Zeit für die Digitalisierung. Ergänzt durch clever integrierte Workflows bringen Sie einen erheblichen Performancegewinn in das Personalmanagement und freie Ressourcen können wieder für die strategische Personalarbeit genutzt werden. Mit der digitalen Personalakte sorgen sie für die nötige Sicherheit und erfüllen ganz nebenbei die vom Gesetzgeber geforderten Datenschutzanforderungen. Können sie das von ihrem Aktenschrank auch behaupten?

Durch die volle Integration in das SAP System arbeitet die digitale Personalakte mit den SAP Livedaten. Eine Synchronisation, bzw. Replikation der Personaldaten ist somit nicht notwendig. Es kann direkt aus den wichtigsten Transaktionen (z.B. PA20 oder PA30) in die Akte abgesprungen werden. Mittels „Drag and Drop“ lassen sich bereits digital vorliegende Dokumente der Akte hinzufügen. Auch Papierdokumente können mittels Barcode jederzeit automatisch der entsprechenden Akte hinzugefügt werden – So können Sie beispielsweise auch sukzessive ihre Papierakten digitalisieren.

 

Ein weiteres Highlight ist die Erstellung von neuen Dokumenten direkt aus der Akte heraus. Vordefinierte Vorlagen werden automatisch aus den SAP Personalstammdaten mit den benötigten Informationen wie Namen, Adresse, Eintrittsdatum, etc. vorbelegt und mit Textbausteinen zu einem vollständigen Dokument generiert. So werden auch Corporate Identity (CI)- und Compliance-Richtlinien jederzeit eingehalten. Ein bereits integriertes Reporting gewährleistet jederzeit Kontrolle über den Status der Akte und deren Dokumente. Durch praktische Wiedervorlagenszenarien kann so auch ein valides Fristenmanagement implementiert werden.

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